Pour suivre son stock, donnez à chaque article une fiche avec une unité et un coût, enregistrez chaque mouvement de stock avec un motif, comptez régulièrement pour repérer les écarts, et recommandez quand le stock tombe à consommation quotidienne × délai de livraison + stock de sécurité.
Suivre son stock, c’est savoir à tout moment combien on a de chaque article, ce qu’il a coûté et quand il faut en racheter. Pour une petite entreprise, cela tient en quatre habitudes : tenir une fiche propre pour chaque article, enregistrer chaque mouvement avec un motif, compter assez souvent pour repérer les erreurs, et recommander à un seuil calculé plutôt que deviné. La méthode ci-dessous fonctionne avec un carnet, un tableur ou un logiciel de gestion de stock, dans n’importe quelle devise.
Décider ce qui mérite d’être suivi
Tous les articles ne méritent pas le même effort. Une bonne façon de trancher est la méthode ABC : classez les articles selon l’argent qu’ils représentent sur une période (unités vendues × coût), puis répartissez-les en groupes. Les quelques articles qui pèsent le plus sont suivis avec soin ; la longue traîne des articles bon marché, plus légèrement.
| Groupe | Part habituelle | Comment suivre | Fréquence des comptages |
|---|---|---|---|
| A : forte valeur ou forte rotation | Environ les 10 à 20% d’articles en tête | Quantités exactes, chaque mouvement enregistré | Chaque semaine ou plus souvent |
| B : intermédiaire | Les 20 à 30% suivants | Quantités exactes, mouvements enregistrés | Chaque mois |
| C : faible valeur, rotation lente | Le reste des articles | Approximatif, ou une simple fiche de réapprovisionnement | Chaque trimestre |
Ces pourcentages sont un point de départ, pas une règle. Un café peut suivre de près le café en grains, le lait et les boissons en bouteille, et gérer les sachets de sucre et les serviettes avec un simple « on recommande quand le carton est à moitié vide ». Une boutique d’accessoires de téléphone peut suivre chaque article, car chacun a un code-barres et le vol est un vrai risque.
Créer une fiche propre pour chaque article
Chaque article suivi a besoin d’une fiche courte et cohérente. La plupart des problèmes ultérieurs (articles en double, comptages faux, chiffres de bénéfice incompréhensibles) viennent de fiches bâclées au départ.
- Un nom que l’équipe reconnaît, écrit toujours de la même façon.
- Une référence ou un code-barres, pour qu’un scan ou un code saisi trouve un seul et unique article.
- L’unité de comptage : pièce, kg, litre, carton de 12. Vous achetez par carton et vendez à l’unité ? Enregistrez l’unité et convertissez à la réception.
- Le prix de revient par unité, pour valoriser le stock et calculer le bénéfice.
- Le prix de vente.
- Un seuil de stock bas ou seuil de réapprovisionnement (voir plus bas).
- Une catégorie, pour faire les comptages et les rapports par rayon.
Enregistrer chaque mouvement avec un motif
Le stock ne change que pour une poignée de raisons. Si chaque variation est enregistrée avec l’une d’elles, vous pouvez expliquer n’importe quel chiffre en rayon. Si les quantités sont simplement écrasées, vous perdez l’histoire : vous saurez que vous en avez 12 alors que vous en attendiez 20, mais pas si les 8 manquants ont été vendus, gâchés ou volés.
| Motif | Sens | Exemple |
|---|---|---|
| Achat / livraison | Entrée | 48 bouteilles reçues du fournisseur |
| Vente | Sortie | Enregistrée automatiquement si votre caisse met à jour le stock |
| Annulation ou retour en stock | Entrée | Une vente annulée avant que l’article ne parte |
| Perte | Sortie | Du lait périmé, un gâteau tombé par terre |
| Casse | Sortie | Une bouteille fêlée trouvée à la livraison |
| Transfert | Entrée ou sortie | Du stock envoyé vers un deuxième point de vente |
| Recomptage | Les deux | Correction après un inventaire physique |
Compter régulièrement et mesurer la démarque
Les données dérivent. Des articles sont mal scannés, des livraisons arrivent incomplètes, des choses se cassent sans que personne ne le note, et du stock part par la porte. Un inventaire physique compare ce que disent vos données à ce qui est réellement là. Plutôt qu’un inventaire complet épuisant une fois par an, la plupart des petites entreprises s’en sortent mieux avec des inventaires tournants : quelques catégories chaque semaine, pour que chaque article soit compté au rythme prévu par le tableau ABC.
L’écart entre le stock attendu et le stock compté, une fois tous les mouvements connus enregistrés, est la démarque inconnue. Exemple chiffré : vos données indiquent 120 unités d’une boisson en bouteille, et l’inventaire en trouve 112. La démarque est de 120 − 112 = 8 unités. À un coût de $1.50 l’unité, cela fait 8 × $1.50 = $12 de stock perdu. En taux, 8 ÷ 120 = 6.7% de ce qui aurait dû être là. Un seul comptage ne dit pas grand-chose ; le même article en manque chaque semaine vous dit où chercher.
- Comptez à un moment calme, avant l’ouverture ou après la fermeture, ventes suspendues.
- Comptez sans regarder d’abord le chiffre attendu, pour ne pas être influencé.
- Recomptez tout article qui s’écarte de plus de quelques unités ou de quelques pour cent.
- Enregistrez la correction comme un recomptage, pas en modifiant discrètement le chiffre.
- Notez la valeur de l’écart au prix de revient, et comparez-la aux inventaires précédents.
Recommander à un seuil calculé
Le seuil de réapprovisionnement est le niveau de stock auquel vous passez une nouvelle commande, pour que la livraison arrive avant la rupture. La formule : seuil de réapprovisionnement = consommation quotidienne moyenne × délai de livraison en jours + stock de sécurité. Le délai de livraison est le nombre de jours entre la commande et le moment où le stock est en rayon.
Le stock de sécurité couvre les jours où vous vendez plus que d’habitude ou où le fournisseur est en retard. Une méthode simple et courante : stock de sécurité = (consommation quotidienne maximale × délai maximal) − (consommation quotidienne moyenne × délai moyen).
| Donnée | Valeur | Calcul |
|---|---|---|
| Consommation quotidienne moyenne | 15 unités | D’après les ventes des quatre dernières semaines |
| Délai de livraison moyen | 4 jours | Commande le lundi, en rayon le vendredi |
| Consommation quotidienne maximale | 20 unités | Jour le plus chargé de la période |
| Délai de livraison maximal | 5 jours | Livraison récente la plus lente |
| Stock de sécurité | 40 unités | (20 × 5) − (15 × 4) = 100 − 60 |
| Seuil de réapprovisionnement | 100 unités | (15 × 4) + 40 |
Quand le stock de cet article tombe à 100 unités, vous commandez. La quantité à commander dépend de la fréquence à laquelle vous voulez commander et des minimums du fournisseur. Une approche simple consiste à commander de quoi couvrir les jours jusqu’à votre prochaine commande habituelle plus le délai de livraison. Si vous commandez tous les 7 jours, il vous faut environ 15 × (7 + 4) = 165 unités pour couvrir la période, moins le stock que vous détenez au-dessus du stock de sécurité. En commandant au seuil de 100, dont 40 gardés en stock de sécurité, cela fait 165 − 60 = 105 unités. Vous pouvez vérifier vos chiffres avec le calculateur de seuil de réapprovisionnement.
Une mesure voisine est la couverture en jours : stock disponible ÷ consommation quotidienne moyenne. Avec 100 unités et une consommation de 15 par jour, vous avez 100 ÷ 15 = 6.7 jours de couverture. C’est un chiffre facile à parcourir sur de nombreux articles, car tout article dont la couverture est inférieure à son délai de livraison doit être commandé tout de suite.
Surveiller le stock dormant
Le stock dormant est la marchandise qui ne s’est pas vendue depuis longtemps. Il immobilise de la trésorerie, prend de la place en rayon et peut se périmer. Multipliez les unités de chaque article lent par son coût pour voir l’argent en jeu : 30 bougies à $6 pièce, ce sont $180 qui ne se sont pas transformés en ventes. Décidez quoi en faire (le solder, le proposer en lot, le retourner au fournisseur ou arrêter de le recommander) et notez la leçon pour la prochaine commande.
Une routine de stock hebdomadaire
- Enregistrez toutes les livraisons reçues dans la semaine, vérifiées par rapport au bon de livraison.
- Passez en revue le registre des pertes et de la casse.
- Faites l’inventaire tournant des catégories de la semaine et enregistrez les recomptages.
- Listez les articles au niveau ou sous leur seuil de réapprovisionnement et passez les commandes.
- Regardez les dix articles les plus lents et décidez s’il faut continuer à les commander.
Le faire dans SageBizet
Dans la gestion de stock de SageBizet, chaque article a une référence, une unité, une catégorie, un prix de vente, un prix de revient facultatif et un seuil de stock bas, et le suivi du stock peut être activé ou désactivé article par article. Les ventes en caisse décomptent le stock automatiquement, et chaque modification manuelle est enregistrée avec un motif : achat, vente, remise en stock après annulation, recomptage, perte, casse, transfert ou autre. Les articles en stock bas ou en rupture sont signalés, et Sage Advisor indique les jours de couverture au rythme de vente actuel avec une quantité de commande suggérée. Les Analyses listent le stock dormant et l’argent qu’il immobilise, et la liste des articles s’exporte en CSV si vous voulez travailler dans un tableur.