Para controlar el inventario, dale a cada artículo una ficha con unidad y costo, registra cada movimiento de stock con un motivo, cuenta con regularidad para detectar diferencias y vuelve a pedir cuando el stock baje a consumo diario × tiempo de entrega + stock de seguridad.
Controlar el inventario significa saber, en cualquier momento, cuánto tienes de cada artículo, cuánto te costó y cuándo necesitas comprar más. Para un pequeño negocio, se resume en cuatro hábitos: llevar una ficha limpia de cada artículo, registrar cada movimiento con un motivo, contar con la frecuencia suficiente para detectar errores y volver a pedir en un punto que calculaste en lugar de adivinarlo. El método de abajo funciona con un cuaderno, una hoja de cálculo o un software de inventario, en cualquier moneda.
Decide qué vale la pena controlar
No todos los artículos merecen el mismo esfuerzo. Una forma útil de decidir es el análisis ABC: ordena los artículos según cuánto dinero representan en un periodo (unidades vendidas × costo) y divídelos en grupos. Los pocos artículos que suman la mayor parte del valor se controlan con cuidado; la larga lista de artículos baratos, de forma más ligera.
| Grupo | Proporción típica | Cómo controlarlo | Cada cuánto contarlo |
|---|---|---|---|
| A: valor alto o rotación rápida | Más o menos el 10–20% de los artículos | Cantidades exactas, cada movimiento registrado | Cada semana o más seguido |
| B: intermedio | El siguiente 20–30% | Cantidades exactas, movimientos registrados | Cada mes |
| C: valor bajo, rotación lenta | El resto de los artículos | Aproximado, o una simple tarjeta de reposición | Cada trimestre |
Los porcentajes son un punto de partida, no una regla. Una cafetería podría controlar de cerca el café en grano, la leche y las bebidas embotelladas, y dejar los sobres de azúcar y las servilletas en un sistema de “pedir cuando la caja esté a la mitad”. Una tienda de accesorios para celulares podría controlar cada artículo, porque todos tienen código de barras y el robo es un riesgo real.
Arma una ficha limpia para cada artículo
Cada artículo controlado necesita una ficha corta y coherente. La mayoría de los problemas posteriores —artículos duplicados, conteos equivocados, cifras de ganancia que no tienen sentido— vienen de fichas descuidadas desde el principio.
- Nombre que el personal reconozca, escrito siempre de la misma manera.
- SKU o código de barras, para que al escanear o escribir un código aparezca exactamente un artículo.
- Unidad en la que cuentas: pieza, kg, litro, caja de 12. ¿Compras por caja y vendes por unidad? Registra la unidad y convierte al recibir.
- Precio de costo por unidad, para valorar el stock y calcular la ganancia.
- Precio de venta.
- Umbral de stock bajo o punto de reorden (ver más abajo).
- Categoría, para que los conteos y los reportes se puedan hacer por sección.
Registra cada movimiento con un motivo
El stock cambia solo por unos pocos motivos. Si cada cambio se registra con uno de ellos, puedes explicar cualquier número del estante. Si los cambios simplemente se sobrescriben, pierdes la historia: sabrás que tienes 12 cuando esperabas 20, pero no si los 8 se vendieron, se echaron a perder o se los robaron.
| Motivo | Dirección | Ejemplo |
|---|---|---|
| Compra / entrega | Entrada | 48 botellas recibidas del proveedor |
| Venta | Salida | Se registra sola si tu caja actualiza el stock |
| Anulación o devolución al stock | Entrada | Una venta cancelada antes de que el artículo saliera |
| Merma | Salida | Leche vencida, un pastel que se cayó |
| Daño | Salida | Una botella rota encontrada en la entrega |
| Traspaso | Entrada o salida | Stock enviado a un segundo local |
| Reconteo | Cualquiera | Corrección después de un conteo físico |
Cuenta con regularidad y mide las pérdidas
Los registros se desvían. Se escanean mal artículos, las entregas llegan incompletas, se rompen cosas y nadie lo anota, y algo de stock sale por la puerta. Un conteo físico compara lo que dicen tus registros con lo que realmente hay. En lugar de un conteo completo y agotador al año, a la mayoría de los pequeños negocios les va mejor con conteos cíclicos: unas cuantas categorías cada semana, para que cada artículo se cuente según el calendario de la tabla ABC.
La diferencia entre el stock esperado y el contado, una vez registrados todos los movimientos conocidos, son las pérdidas de inventario. Ejemplo: tus registros muestran 120 unidades de una bebida embotellada y el conteo encuentra 112. La pérdida es 120 − 112 = 8 unidades. Con un costo de $1.50 por unidad, son 8 × $1.50 = $12 de stock perdido. Como tasa, 8 ÷ 120 = 6.7% de lo que debería haber. Un conteo solo dice poco; el mismo artículo con faltante cada semana te dice dónde buscar.
- Cuenta en un momento tranquilo, antes de abrir o después de cerrar, con las ventas en pausa.
- Cuenta sin mirar primero la cantidad esperada, para que no te influya.
- Vuelve a contar cualquier artículo que difiera en más de unas pocas unidades o unos pocos puntos porcentuales.
- Registra la corrección como reconteo, no cambiando el número a escondidas.
- Anota el valor de la diferencia al costo y compáralo con conteos anteriores.
Vuelve a pedir en un punto calculado
El punto de reorden es el nivel de stock en el que haces un nuevo pedido, para que la entrega llegue antes de que te quedes sin nada. La fórmula es: punto de reorden = consumo diario promedio × tiempo de entrega en días + stock de seguridad. El tiempo de entrega es la cantidad de días entre hacer un pedido y tener el stock en el estante.
El stock de seguridad cubre los días en que vendes más de lo normal o el proveedor se atrasa. Un método sencillo y común es: stock de seguridad = (consumo diario máximo × tiempo de entrega máximo) − (consumo diario promedio × tiempo de entrega promedio).
| Dato | Valor | Cálculo |
|---|---|---|
| Consumo diario promedio | 15 unidades | De las ventas de las últimas cuatro semanas |
| Tiempo de entrega promedio | 4 días | Pides el lunes, en el estante el viernes |
| Consumo diario máximo | 20 unidades | El día con más ventas del periodo |
| Tiempo de entrega máximo | 5 días | La entrega reciente más lenta |
| Stock de seguridad | 40 unidades | (20 × 5) − (15 × 4) = 100 − 60 |
| Punto de reorden | 100 unidades | (15 × 4) + 40 |
Cuando el stock de este artículo baja a 100 unidades, haces el pedido. Cuánto pedir depende de cada cuánto quieras pedir y de los mínimos del proveedor. Una forma sencilla es pedir lo suficiente para cubrir los días hasta tu próximo pedido habitual más el tiempo de entrega. Si pides cada 7 días, necesitas unas 15 × (7 + 4) = 165 unidades para cubrir ese lapso, menos el stock que tienes por encima del stock de seguridad. Si pides en el punto de reorden de 100, con 40 de ellas como stock de seguridad, son 165 − 60 = 105 unidades. Puedes comprobar tus números con la calculadora de punto de reorden.
Una medida relacionada son los días de cobertura: stock disponible ÷ consumo diario promedio. Con 100 unidades y un consumo de 15 por día, tienes 100 ÷ 15 = 6.7 días de cobertura. Es un número fácil de revisar en muchos artículos a la vez, porque todo lo que tenga menos días de cobertura que su tiempo de entrega hay que pedirlo ya.
Vigila el stock muerto
El stock muerto es inventario que no se ha vendido en mucho tiempo. Inmoviliza efectivo, ocupa espacio en los estantes y puede vencerse. Multiplica las unidades de cada artículo lento por su costo para ver el dinero en juego: 30 unidades de una vela que costó $6 cada una son $180 que no se han convertido en ventas. Decide qué hacer con ellas —rebajarlas, venderlas en paquete, devolverlas al proveedor o dejar de pedirlas— y anota lo que aprendiste para el próximo pedido.
Una rutina semanal de inventario
- Registra todas las entregas recibidas en la semana, comparadas con la nota de entrega.
- Revisa el registro de merma y daños.
- Haz el conteo cíclico de las categorías de esta semana y registra los reconteos.
- Haz una lista de los artículos en su punto de reorden o por debajo y haz los pedidos.
- Revisa los diez artículos más lentos y decide si seguir pidiéndolos.
Cómo hacerlo en SageBizet
En el inventario de SageBizet, cada artículo tiene SKU, unidad, categoría, precio de venta, precio de costo opcional y umbral de stock bajo, y el control de stock se puede activar o desactivar por artículo. Las ventas de la caja descuentan el stock automáticamente, y cada cambio manual se registra con un motivo: compra, venta, reposición por anulación, reconteo, merma, daño, traspaso u otro. Los artículos con stock bajo o agotados se marcan, y el Asesor Sage muestra los días de cobertura al ritmo de venta actual con una cantidad de pedido sugerida. Análisis lista el stock muerto y el dinero inmovilizado en él, y la lista de artículos se exporta a CSV si quieres trabajar en una hoja de cálculo.