ክምችትን ለመከታተል ለእያንዳንዱ ዕቃ መለኪያና የግዢ ዋጋ ያለው መዝገብ ይስጡ፣ እያንዳንዱን የክምችት እንቅስቃሴ ከምክንያቱ ጋር ይመዝግቡ፣ ልዩነቶችን ለመያዝ በየጊዜው ይቁጠሩ፣ እና ክምችቱ የዕለት ፍጆታ × የማድረሻ ጊዜ + የመጠባበቂያ ክምችት ላይ ሲደርስ እንደገና ያዝዙ።
ክምችትን መከታተል ማለት በማንኛውም ሰዓት ከእያንዳንዱ ዕቃ ምን ያህል እንዳለዎት፣ ምን እንዳወጣዎት፣ እና መቼ ተጨማሪ መግዛት እንዳለብዎ ማወቅ ነው። ለአነስተኛ ንግድ ይህ በአራት ልማዶች ይጠቃለላል፦ ለእያንዳንዱ ዕቃ ንጹሕ መዝገብ ይያዙ፣ እያንዳንዱን እንቅስቃሴ ከምክንያቱ ጋር ይመዝግቡ፣ ስህተቶችን ለመያዝ በበቂ ሁኔታ በተደጋጋሚ ይቁጠሩ፣ እና በግምት ሳይሆን በሰሉት ነጥብ እንደገና ያዝዙ። ከታች ያለው ዘዴ በማስታወሻ ደብተር፣ በስፕሬድሺት ወይም በክምችት ሶፍትዌር፣ በማንኛውም ገንዘብ ይሠራል።
መከታተል የሚገባውን ይወስኑ
እያንዳንዱ ዕቃ እኩል ጥረት አይገባውም። ለመወሰን የሚጠቅም አንድ መንገድ የABC ትንተና ነው፦ ዕቃዎችን በአንድ ጊዜ ውስጥ በሚወክሉት የገንዘብ መጠን (የተሸጠ ብዛት × የግዢ ዋጋ) ደረጃ ያስይዙ፣ ከዚያም በቡድን ይከፍሏቸው። አብዛኛውን ዋጋ የሚይዙት ጥቂት ዕቃዎች በጥንቃቄ ይከታተላሉ፤ ረጅሙ የርካሽ ዕቃዎች ዝርዝር ደግሞ ቀለል ያለ አያያዝ ያገኛል።
| ቡድን | የተለመደ ድርሻ | እንዴት እንደሚከታተሉ | ምን ያህል ጊዜ እንደሚቆጠር |
|---|---|---|---|
| A — ውድ ወይም በፍጥነት የሚሸጥ | ከዕቃዎቹ ከፍተኛዎቹ 10–20% ገደማ | ትክክለኛ ብዛት፣ እያንዳንዱ እንቅስቃሴ ይመዘገባል | በየሳምንቱ ወይም ከዚያ በላይ |
| B — መካከለኛ | ቀጣዮቹ 20–30% | ትክክለኛ ብዛት፣ እንቅስቃሴዎች ይመዘገባሉ | በየወሩ |
| C — ርካሽ፣ ቀስ ብሎ የሚሸጥ | የቀሩት ዕቃዎች | ግምታዊ፣ ወይም ቀላል የማዘዣ ካርድ | በየሦስት ወሩ |
መቶኛዎቹ መነሻ ናቸው እንጂ ሕግ አይደሉም። አንድ ካፌ የቡና ፍሬን፣ ወተትንና የታሸጉ መጠጦችን በቅርበት ሊከታተል፣ የስኳር ፓኬቶችንና ናፕኪኖችን ደግሞ «ሳጥኑ ግማሽ ሲሆን እዘዝ» በሚል አሠራር ሊተዋቸው ይችላል። የስልክ መለዋወጫ ሱቅ ደግሞ እያንዳንዱ ዕቃ ባርኮድ ስላለውና ስርቆት እውነተኛ ስጋት ስለሆነ ሁሉንም ዕቃ ሊከታተል ይችላል።
ለእያንዳንዱ ዕቃ ንጹሕ መዝገብ ያዘጋጁ
የሚከታተሉት እያንዳንዱ ዕቃ አጭርና ወጥ የሆነ መዝገብ ያስፈልገዋል። በኋላ የሚመጡት አብዛኞቹ ችግሮች፣ ማለትም የተደገሙ ዕቃዎች፣ የተሳሳቱ ቆጠራዎችና ትርጉም የማይሰጡ የትርፍ አሃዞች፣ መነሻቸው መጀመሪያ ላይ በግዴለሽነት የተያዙ መዝገቦች ናቸው።
- ሠራተኞች የሚያውቁት ስም፣ ሁልጊዜ በአንድ ዓይነት የተጻፈ።
- SKU ወይም ባርኮድ፣ ኮድ ሲቃኝ ወይም ሲጻፍ በትክክል አንድ ዕቃ እንዲያገኝ።
- የሚቆጥሩበት መለኪያ፦ በቁጥር፣ ኪሎ፣ ሊትር፣ ባለ 12 ሳጥን። በሳጥን ገዝተው በነጠላ ይሸጣሉ? ነጠላውን ይመዝግቡና ዕቃው ሲገባ ይቀይሩት።
- በአንድ መለኪያ የግዢ ዋጋ፣ ክምችትን ለመገመትና ትርፍን ለማስላት።
- የመሸጫ ዋጋ።
- የዝቅተኛ ክምችት ገደብ ወይም የድጋሚ ማዘዣ ነጥብ (ከታች ይመልከቱ)።
- ምድብ፣ ቆጠራዎችና ሪፖርቶች በክፍል እንዲሠሩ።
እያንዳንዱን እንቅስቃሴ ከምክንያቱ ጋር ይመዝግቡ
ክምችት የሚለወጠው በጥቂት ምክንያቶች ብቻ ነው። እያንዳንዱ ለውጥ ከአንዱ ምክንያት ጋር ከተመዘገበ፣ መደርደሪያ ላይ ያለውን ማንኛውንም ቁጥር ማብራራት ይችላሉ። ለውጦች ዝም ብለው ከተደለዙ ታሪኩ ይጠፋል፦ 20 ሲጠብቁ 12 እንዳለዎት ያውቃሉ፣ ግን 8ቱ ተሸጠው፣ ተበላሽተው ወይም ተሰርቀው እንደሆነ አያውቁም።
| ምክንያት | አቅጣጫ | ምሳሌ |
|---|---|---|
| ግዢ / ርክክብ | ገቢ | ከአቅራቢው 48 ጠርሙስ ተረክበዋል |
| ሽያጭ | ወጪ | ካሸርዎ ክምችትን የሚያዘምን ከሆነ በራሱ ይመዘገባል |
| ስረዛ ወይም ወደ ክምችት መመለስ | ገቢ | ዕቃው ከመውጣቱ በፊት የተሰረዘ ሽያጭ |
| ብክነት | ወጪ | ቀኑ ያለፈበት ወተት፣ የወደቀ ኬክ |
| ጉዳት | ወጪ | ሲረከቡ የተገኘ የተሰነጠቀ ጠርሙስ |
| ዝውውር | ገቢ ወይም ወጪ | ወደ ሁለተኛ ቅርንጫፍ የተዛወረ ክምችት |
| እንደገና ቆጠራ | ማንኛውም | ከአካል ቆጠራ በኋላ የሚደረግ እርማት |
በየጊዜው ይቁጠሩና የክምችት ጉድለትን ይለኩ
መዝገቦች ይዛባሉ። ዕቃዎች በስህተት ይቃኛሉ፣ ርክክቦች ይጎድላሉ፣ ነገሮች ይሰበራሉ ማንም ሳይመዘግብ፣ አንዳንድ ክምችትም በበሩ ይወጣል። የአካል ቆጠራ መዝገብዎ የሚለውን በእርግጥ ካለው ጋር ያወዳድራል። በዓመት አንድ ጊዜ ከሚደረግ አድካሚ ሙሉ ቆጠራ ይልቅ፣ አብዛኞቹ አነስተኛ ንግዶች በዙር ቆጠራ የተሻለ ይሠራሉ፦ በየሳምንቱ ጥቂት ምድቦችን በመቁጠር፣ እያንዳንዱ ዕቃ በABC ሰንጠረዡ መርሐ ግብር መሠረት ይቆጠራል።
ሁሉም የሚታወቁ እንቅስቃሴዎች ከተመዘገቡ በኋላ በሚጠበቀውና በተቆጠረው ክምችት መካከል ያለው ልዩነት የክምችት ጉድለት ነው። የተሠራ ምሳሌ፦ መዝገብዎ 120 የታሸገ መጠጥ ያሳያል፣ ቆጠራው ደግሞ 112 ያገኛል። ጉድለቱ 120 − 112 = 8 ነው። በአንዱ $1.50 የግዢ ዋጋ፣ ይህ 8 × $1.50 = $12 የጠፋ ክምችት ነው። በመጠን ሲገለጽ 8 ÷ 120 = መኖር ከነበረበት 6.7% ነው። አንድ ቆጠራ ብዙ አይነግርዎትም፤ ያው ዕቃ በየሳምንቱ ሲጎድል ግን የት መፈለግ እንዳለብዎ ይነግርዎታል።
- ሽያጭ በቆመበት ፀጥ ያለ ሰዓት፣ ከመክፈትዎ በፊት ወይም ከዘጉ በኋላ ይቁጠሩ።
- እንዳይነካዎ የሚጠበቀውን ቁጥር አስቀድመው ሳያዩ ይቁጠሩ።
- ከጥቂት ብዛት ወይም ከጥቂት መቶኛ በላይ የተለየውን ማንኛውንም ዕቃ እንደገና ይቁጠሩ።
- እርማቱን ቁጥሩን በዝምታ በማስተካከል ሳይሆን እንደ «እንደገና ቆጠራ» ይመዝግቡ።
- የልዩነቱን ዋጋ በግዢ ዋጋ ይጻፉ፣ ከቀደሙት ቆጠራዎችም ጋር ያወዳድሩ።
በተሰላ ነጥብ እንደገና ያዝዙ
የድጋሚ ማዘዣ ነጥብ አዲስ ትዕዛዝ የሚሰጡበት የክምችት መጠን ነው፤ ክምችቱ ከማለቁ በፊት ርክክቡ እንዲደርስ። ቀመሩ፦ የድጋሚ ማዘዣ ነጥብ = አማካይ የዕለት ፍጆታ × የማድረሻ ጊዜ በቀናት + የመጠባበቂያ ክምችት። የማድረሻ ጊዜ ትዕዛዝ ከሰጡበት ቀን ጀምሮ ክምችቱ መደርደሪያ ላይ እስኪደርስ ያሉት ቀናት ብዛት ነው።
የመጠባበቂያ ክምችት ከወትሮው በላይ የሚሸጡባቸውን ወይም አቅራቢው የሚዘገይባቸውን ቀናት ይሸፍናል። የተለመደ ቀላል ዘዴ፦ የመጠባበቂያ ክምችት = (ከፍተኛ የዕለት ፍጆታ × ከፍተኛ የማድረሻ ጊዜ) − (አማካይ የዕለት ፍጆታ × አማካይ የማድረሻ ጊዜ)።
| ግብዓት | መጠን | ስሌት |
|---|---|---|
| አማካይ የዕለት ፍጆታ | 15 ዕቃ | ካለፉት አራት ሳምንታት ሽያጮች |
| አማካይ የማድረሻ ጊዜ | 4 ቀን | ሰኞ ታዝዞ ዓርብ መደርደሪያ ላይ |
| ከፍተኛ የዕለት ፍጆታ | 20 ዕቃ | በጊዜው ውስጥ በጣም የተጨናነቀው ቀን |
| ከፍተኛ የማድረሻ ጊዜ | 5 ቀን | በቅርቡ የዘገየው ርክክብ |
| የመጠባበቂያ ክምችት | 40 ዕቃ | (20 × 5) − (15 × 4) = 100 − 60 |
| የድጋሚ ማዘዣ ነጥብ | 100 ዕቃ | (15 × 4) + 40 |
የዚህ ዕቃ ክምችት 100 ላይ ሲደርስ ያዝዛሉ። ምን ያህል እንደሚያዝዙ ደግሞ በምን ያህል ጊዜ ማዘዝ እንደሚፈልጉና በአቅራቢው ዝቅተኛ ትዕዛዝ ይወሰናል። ቀላሉ መንገድ እስከሚቀጥለው መደበኛ ትዕዛዝዎ ያሉትን ቀናትና የማድረሻ ጊዜውን የሚሸፍን ያህል ማዘዝ ነው። በየ7 ቀኑ የሚያዝዙ ከሆነ ክፍተቱን ለመሸፈን ወደ 15 × (7 + 4) = 165 ዕቃ ያስፈልግዎታል፣ ከመጠባበቂያ ክምችት በላይ የያዙትን ክምችት ቀንሰው። በ100 የድጋሚ ማዘዣ ነጥብ ላይ ሲያዝዙ፣ ከዚያ 40ው እንደ መጠባበቂያ ክምችት ስለሚቀመጥ፣ ትዕዛዙ 165 − 60 = 105 ዕቃ ይሆናል። ቁጥሮችዎን በየድጋሚ ማዘዣ ነጥብ ማስያ ማረጋገጥ ይችላሉ።
ተዛማጅ መለኪያ የሽፋን ቀናት ነው፦ ያለ ክምችት ÷ አማካይ የዕለት ፍጆታ። 100 ዕቃ ኖሮዎት በቀን 15 የሚጠቀሙ ከሆነ 100 ÷ 15 = 6.7 የሽፋን ቀናት አለዎት። ብዙ ዕቃዎችን በአንድ ጊዜ ለማየት ቀላል ቁጥር ነው፤ ምክንያቱም የሽፋን ቀናቱ ከማድረሻ ጊዜው ያነሰ ማንኛውም ዕቃ አሁኑኑ መታዘዝ አለበት።
የሞተ ክምችትን ይከታተሉ
የሞተ ክምችት ለረጅም ጊዜ ያልተሸጠ ክምችት ነው። ገንዘብ ያስራል፣ የመደርደሪያ ቦታ ይይዛል፣ ጊዜውም ሊያልፍበት ይችላል። የተያዘውን ገንዘብ ለማየት የእያንዳንዱን ቀስ ብሎ የሚሸጥ ዕቃ ብዛት በግዢ ዋጋው ያባዙ፦ እያንዳንዳቸው $6 የወጣባቸው 30 ሻማዎች ወደ ሽያጭ ያልተቀየረ $180 ናቸው። ምን እንደሚያደርጉበት ይወስኑ፦ ቅናሽ ያድርጉበት፣ ከሌላ ዕቃ ጋር ጥቅል ያድርጉት፣ ለአቅራቢው ይመልሱት፣ ወይም ዳግም ማዘዙን ያቁሙ፤ የተማሩትንም ለሚቀጥለው ትዕዛዝ ይጻፉ።
ሳምንታዊ የክምችት ሥራ
- በዚህ ሳምንት የተረከቧቸውን ሁሉንም ዕቃዎች ከርክክብ ማስታወሻው ጋር አረጋግጠው ይመዝግቡ።
- የብክነትና የጉዳት መዝገቡን ይገምግሙ።
- የዚህን ሳምንት ምድቦች በዙር ቆጠራ ይቁጠሩና እንደገና ቆጠራዎችን ይመዝግቡ።
- የድጋሚ ማዘዣ ነጥባቸው ላይ ወይም ከዚያ በታች ያሉ ዕቃዎችን ዘርዝረው ትዕዛዝ ይስጡ።
- በጣም ቀስ ብለው የሚሸጡትን አሥር ዕቃዎች ይመልከቱና ማዘዝ መቀጠል እንዳለብዎ ይወስኑ።
ይህንን በSageBizet ማድረግ
በSageBizet ክምችት ውስጥ እያንዳንዱ ዕቃ SKU፣ መለኪያ፣ ምድብ፣ የመሸጫ ዋጋ፣ አማራጭ የግዢ ዋጋ እና የዝቅተኛ ክምችት ገደብ አለው፤ የክምችት ክትትልም ለእያንዳንዱ ዕቃ ሊበራ ወይም ሊጠፋ ይችላል። ከካሸሩ የሚደረጉ ሽያጮች ክምችትን በራሳቸው ይቀንሳሉ፣ በእጅ የሚደረግ እያንዳንዱ ለውጥም ከምክንያቱ ጋር ይመዘገባል፦ ግዢ፣ ሽያጭ፣ ከስረዛ በኋላ ወደ ክምችት መመለስ፣ እንደገና ቆጠራ፣ ብክነት፣ ጉዳት፣ ዝውውር ወይም ሌላ። ክምችታቸው ዝቅተኛ የሆነ ወይም ያለቀ ዕቃዎች ምልክት ይደረግባቸዋል፣ Sage Advisor ደግሞ አሁን ባለው የሽያጭ ፍጥነት የሽፋን ቀናትን ከሚመከር የትዕዛዝ ብዛት ጋር ያሳያል። ትንታኔ የሞተ ክምችትንና በውስጡ የታሰረውን ገንዘብ ይዘረዝራል፣ በስፕሬድሺት መሥራት ከፈለጉም የዕቃ ዝርዝሩ ወደ CSV ይወጣል።