كيفية إدارة المخزون وتتبعه في المشاريع الصغيرة

تتبّع المخزون يعني أن تعرف في أي لحظة كم لديك من كل صنف، وكم كلّفك، ومتى تحتاج إلى شراء المزيد. وفي المشروع الصغير يتلخّص ذلك في أربع عادات: سجل نظيف لكل صنف، وتسجيل كل حركة مع سببها، وجرد متكرر بما يكفي لاكتشاف الأخطاء، وإعادة الطلب عند نقطة حسبتها لا خمّنتها. والطريقة أدناه تصلح مع دفتر أو جدول بيانات أو برنامج لإدارة المخزون، وبأي عملة.

قرّر ما يستحق التتبع

ليس كل صنف يستحق الجهد نفسه. ومن الطرق المفيدة للقرار تحليل ABC: رتّب الأصناف حسب قيمتها المالية خلال فترة (الوحدات المبيعة × التكلفة)، ثم قسّمها إلى مجموعات. الأصناف القليلة التي تشكّل معظم القيمة تحظى بتتبع دقيق؛ والذيل الطويل من الأصناف الرخيصة يُعامل بخفة أكبر.

النسب نقطة بداية وليست قاعدة. قد يتابع المقهى البن والحليب والمشروبات المعبأة بدقة، ويترك أكياس السكر والمناديل لنظام «اطلب حين تفرغ العلبة إلى النصف». وقد يتابع محل إكسسوارات الهواتف كل صنف لأن لكل منها باركود والسرقة خطر حقيقي.

أنشئ سجلًا نظيفًا لكل صنف

كل صنف تتابعه يحتاج سجلًا قصيرًا ومتسقًا. ومعظم المشاكل اللاحقة، كالأصناف المكررة والعدّ الخاطئ وأرقام الربح غير المنطقية، تعود إلى سجلات مهملة في البداية.

• اسم يعرفه الموظفون، مكتوب بالطريقة نفسها في كل مرة.
• رمز SKU أو باركود، ليجد المسح أو كتابة الرمز صنفًا واحدًا بالضبط.
• الوحدة التي تعدّ بها: قطعة، كغ، لتر، علبة من 12. تشتري بالعلب وتبيع بالقطعة؟ سجّل القطعة وحوّل عند الاستلام.
• سعر التكلفة للوحدة، لتقيّم المخزون وتحسب الربح.
• سعر البيع.
• الحد الأدنى للمخزون أو نقطة إعادة الطلب (انظر أدناه).
• الفئة، ليمكن الجرد وإعداد التقارير حسب القسم.

سجّل كل حركة مع سببها

يتغيّر المخزون لأسباب قليلة فقط. فإن سُجّل كل تغيير بأحدها، تستطيع تفسير أي رقم على الرف. أما إن كُتبت التغييرات فوق بعضها، فتضيع القصة: ستعرف أن لديك 12 بينما توقعت 20، لكن لن تعرف هل بيعت الـ8 أم تلفت أم سُرقت.

اجرد بانتظام وقِس العجز

السجلات تبتعد عن الواقع. تُمسح أصناف خطأً، وتصل توريدات ناقصة، وتنكسر أشياء دون أن يدوّنها أحد، ويخرج بعض المخزون من الباب. والجرد الفعلي يقارن ما تقوله سجلاتك بما هو موجود حقًا. وبدل جرد كامل مرهق مرة في السنة، تنجح معظم المشاريع الصغيرة أكثر مع الجرد الدوري: بضع فئات كل أسبوع، فيُجرد كل صنف حسب الجدول الوارد في تقسيم ABC.

الفرق بين المخزون المتوقع والمعدود، بعد تسجيل كل حركة معروفة، هو عجز المخزون. مثال محلول: تُظهر سجلاتك 120 وحدة من مشروب معبأ، ويجد الجرد 112. العجز 120 − 112 = 8 وحدات. وبتكلفة $1.50 للوحدة، فهذا 8 × $1.50 = $12 من المخزون المفقود. وكنسبة، 8 ÷ 120 = 6.7% مما كان يجب أن يوجد. جرد واحد لا يقول الكثير؛ أما نقص الصنف نفسه كل أسبوع فيخبرك أين تبحث.

1. اجرد في وقت هادئ، قبل الافتتاح أو بعد الإغلاق، مع إيقاف البيع.
2. اجرد دون النظر إلى الرقم المتوقع أولًا، كي لا يؤثر فيك.
3. أعد عدّ أي صنف يختلف بأكثر من بضع وحدات أو بضعة في المئة.
4. سجّل التصحيح كإعادة عدّ، لا بتعديل الرقم بصمت.
5. دوّن قيمة الفرق بسعر التكلفة، وقارنها بالجرد السابق.

أعد الطلب عند نقطة محسوبة

نقطة إعادة الطلب هي مستوى المخزون الذي تطلب عنده دفعة جديدة، لتصل قبل أن ينفد ما لديك. والمعادلة: نقطة إعادة الطلب = متوسط الاستهلاك اليومي × مدة التوريد بالأيام + مخزون الأمان. ومدة التوريد هي عدد الأيام بين تقديم الطلب ووجود البضاعة على الرف.

مخزون الأمان يغطي الأيام التي تبيع فيها أكثر من المعتاد أو يتأخر فيها المورد. ومن الطرق البسيطة الشائعة: مخزون الأمان = (أقصى استهلاك يومي × أطول مدة توريد) − (متوسط الاستهلاك اليومي × متوسط مدة التوريد).

حين ينخفض مخزون هذا الصنف إلى 100 وحدة، تطلب. وكمية الطلب تعتمد على عدد مرات الطلب التي تريدها وعلى الحد الأدنى لدى المورد. ومن الطرق البسيطة أن تطلب ما يكفي الأيام حتى طلبك المنتظم التالي مضافًا إليها مدة التوريد. إن كنت تطلب كل 7 أيام، فأنت تحتاج نحو 15 × (7 + 4) = 165 وحدة لتغطية الفترة، ناقص المخزون الذي لديك فوق مخزون الأمان. وعند الطلب عند نقطة إعادة الطلب البالغة 100، منها 40 مخزون أمان، يكون الطلب 165 − 60 = 105 وحدات. ويمكنك التحقق من أرقامك باستخدام حاسبة نقطة إعادة الطلب.

ومن المقاييس المرتبطة أيام التغطية: المخزون الموجود ÷ متوسط الاستهلاك اليومي. مع 100 وحدة واستهلاك 15 يوميًا، لديك 100 ÷ 15 = 6.7 يوم تغطية. وهو رقم يسهل استعراضه عبر أصناف كثيرة، لأن أي صنف أيام تغطيته أقل من مدة توريده يحتاج إلى طلب الآن.

انتبه إلى المخزون الراكد

المخزون الراكد هو مخزون لم يُبع منذ مدة طويلة. يجمّد النقد، ويشغل مساحة الرفوف، وقد تنتهي صلاحيته. اضرب وحدات كل صنف بطيء في تكلفته لترى المال المعني: 30 وحدة من شمعة كلّفت كل منها $6 تساوي $180 لم تتحول إلى مبيعات. قرّر ماذا تفعل بها، كأن تخفض سعرها، أو تبيعها ضمن مجموعة، أو تعيدها إلى المورد، أو تتوقف عن طلبها، ودوّن ما تعلمته للطلب التالي.

روتين أسبوعي للمخزون

• سجّل كل التوريدات المستلمة هذا الأسبوع بعد مطابقتها مع إشعار التسليم.
• راجع سجل الهدر والتلف.
• اجرد فئات هذا الأسبوع وسجّل إعادات العدّ.
• اكتب قائمة بالأصناف التي بلغت نقطة إعادة الطلب أو نزلت عنها، وقدّم الطلبات.
• انظر إلى أبطأ عشرة أصناف وقرّر هل تستمر في طلبها.

كيف تفعل ذلك في SageBizet

في المخزون في SageBizet، لكل صنف رمز SKU ووحدة وفئة وسعر بيع وسعر تكلفة اختياري وحد أدنى للمخزون، ويمكن تشغيل تتبع المخزون أو إيقافه لكل صنف. تخصم مبيعات الكاشير من المخزون تلقائيًا، ويُسجَّل كل تغيير يدوي مع سببه: شراء، أو بيع، أو إرجاع بعد إلغاء، أو إعادة عدّ، أو هدر، أو تلف، أو نقل، أو غير ذلك. وتُعلَّم الأصناف المنخفضة والنافدة، ويعرض مستشار Sage أيام التغطية بمعدل البيع الحالي مع كمية مقترحة للطلب. وتعرض التحليلات المخزون الراكد والمال المجمّد فيه، ويمكن تصدير قائمة الأصناف بصيغة CSV إن أردت العمل في جدول بيانات.