Um Ihren Lagerbestand zu verwalten, legen Sie für jeden Artikel einen Datensatz mit Einheit und Kosten an, erfassen jede Bestandsbewegung mit Grund, zählen regelmäßig, um Differenzen zu finden, und bestellen nach, wenn der Bestand auf Tagesverbrauch × Lieferzeit + Sicherheitsbestand fällt.
Lagerbestand zu verwalten heißt, jederzeit zu wissen, wie viel Sie von jedem Artikel haben, was er gekostet hat und wann Sie nachkaufen müssen. Für ein kleines Unternehmen läuft das auf vier Gewohnheiten hinaus: für jeden Artikel einen sauberen Datensatz führen, jede Bewegung mit Grund erfassen, oft genug zählen, um Fehler zu finden, und an einem berechneten statt geschätzten Punkt nachbestellen. Die folgende Methode funktioniert mit Notizbuch, Tabelle oder Lagersoftware, in jeder Währung.
Entscheiden, was sich zu verfolgen lohnt
Nicht jeder Artikel verdient denselben Aufwand. Eine hilfreiche Entscheidungshilfe ist die ABC-Analyse: Ordnen Sie die Artikel danach, wie viel Geld sie über einen Zeitraum ausmachen (verkaufte Stück × Kosten), und teilen Sie sie in Gruppen. Die wenigen Artikel, die den Großteil des Werts ausmachen, werden genau verfolgt; die vielen billigen Artikel mit weniger Aufwand.
| Gruppe | Typischer Anteil | Wie verfolgen | Wie oft zählen |
|---|---|---|---|
| A – hoher Wert oder schnelldrehend | Etwa die obersten 10–20% der Artikel | Genaue Mengen, jede Bewegung erfasst | Wöchentlich oder öfter |
| B – Mittelfeld | Die nächsten 20–30% | Genaue Mengen, Bewegungen erfasst | Monatlich |
| C – geringer Wert, langsam | Die übrigen Artikel | Ungefähr oder mit einfacher Nachbestellkarte | Vierteljährlich |
Die Prozentsätze sind ein Ausgangspunkt, keine Regel. Ein Café könnte Kaffeebohnen, Milch und Flaschengetränke genau verfolgen und Zuckertütchen und Servietten nach dem Prinzip „nachbestellen, wenn der Karton halb leer ist“ führen. Ein Laden für Handyzubehör könnte jeden Artikel verfolgen, weil jeder einen Barcode hat und Diebstahl ein echtes Risiko ist.
Für jeden Artikel einen sauberen Datensatz anlegen
Jeder verfolgte Artikel braucht einen kurzen, einheitlichen Datensatz. Die meisten späteren Probleme – doppelte Artikel, falsche Zählungen, unsinnige Gewinnzahlen – gehen auf schlampige Datensätze am Anfang zurück.
- Name, den das Personal erkennt, jedes Mal gleich geschrieben.
- Artikelnummer (SKU) oder Barcode, damit Scannen oder Eintippen genau einen Artikel findet.
- Einheit, in der Sie zählen: Stück, kg, Liter, Karton zu 12. Kaufen Sie kartonweise und verkaufen einzeln? Erfassen Sie das Einzelstück und rechnen Sie beim Wareneingang um.
- Einkaufspreis pro Einheit, damit Sie den Bestand bewerten und den Gewinn berechnen können.
- Verkaufspreis.
- Mindestbestand oder Meldebestand (siehe unten).
- Kategorie, damit Zählungen und Berichte nach Bereichen möglich sind.
Jede Bewegung mit Grund erfassen
Der Bestand ändert sich nur aus einer Handvoll Gründen. Wird jede Änderung mit einem davon erfasst, können Sie jede Zahl im Regal erklären. Werden Änderungen einfach überschrieben, geht die Geschichte verloren: Sie wissen, dass Sie 12 haben, wo Sie 20 erwartet hatten, aber nicht, ob die 8 verkauft, verdorben oder gestohlen wurden.
| Grund | Richtung | Beispiel |
|---|---|---|
| Einkauf / Lieferung | Zugang | 48 Flaschen vom Lieferanten erhalten |
| Verkauf | Abgang | Automatisch erfasst, wenn Ihre Kasse den Bestand aktualisiert |
| Storno oder Rückbuchung ins Lager | Zugang | Ein Verkauf, der storniert wurde, bevor der Artikel das Geschäft verließ |
| Schwund | Abgang | Abgelaufene Milch, ein heruntergefallener Kuchen |
| Beschädigung | Abgang | Eine bei der Lieferung entdeckte gesprungene Flasche |
| Umlagerung | Zu- oder Abgang | Bestand an einen zweiten Standort verlegt |
| Nachzählung | Beides | Korrektur nach einer Inventur |
Regelmäßig zählen und Inventurdifferenzen messen
Aufzeichnungen laufen auseinander. Artikel werden falsch gescannt, Lieferungen sind unvollständig, Dinge gehen kaputt, ohne dass es jemand notiert, und manche Ware verschwindet zur Tür hinaus. Eine Inventur vergleicht, was Ihre Aufzeichnungen sagen, mit dem, was wirklich da ist. Statt einer erschöpfenden Vollinventur im Jahr fahren die meisten kleinen Unternehmen besser mit rollierenden Zählungen: jede Woche ein paar Kategorien, sodass jeder Artikel im Rhythmus der ABC-Tabelle gezählt wird.
Die Lücke zwischen erwartetem und gezähltem Bestand, nachdem alle bekannten Bewegungen erfasst sind, ist die Inventurdifferenz. Rechenbeispiel: Ihre Aufzeichnungen zeigen 120 Einheiten eines Flaschengetränks, die Zählung findet 112. Die Differenz beträgt 120 − 112 = 8 Einheiten. Bei Kosten von $1.50 pro Einheit sind das 8 × $1.50 = $12 verlorener Bestand. Als Quote sind es 8 ÷ 120 = 6.7% dessen, was da sein sollte. Eine einzelne Zählung sagt wenig; fehlt derselbe Artikel jede Woche, wissen Sie, wo Sie suchen müssen.
- Zählen Sie zu einer ruhigen Zeit, vor dem Öffnen oder nach Ladenschluss, ohne laufende Verkäufe.
- Zählen Sie, ohne vorher auf die erwartete Zahl zu schauen, damit sie Sie nicht beeinflusst.
- Zählen Sie jeden Artikel nach, der um mehr als ein paar Stück oder ein paar Prozent abweicht.
- Erfassen Sie die Korrektur als Nachzählung, statt die Zahl stillschweigend zu ändern.
- Notieren Sie den Wert der Differenz zum Einkaufspreis und vergleichen Sie ihn mit früheren Zählungen.
Am berechneten Meldebestand nachbestellen
Der Meldebestand ist der Bestand, bei dem Sie neu bestellen, damit die Lieferung eintrifft, bevor Ihnen die Ware ausgeht. Die Formel lautet: Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Lieferzeit in Tagen + Sicherheitsbestand. Die Lieferzeit ist die Zahl der Tage zwischen Bestellung und Ware im Regal.
Der Sicherheitsbestand deckt die Tage ab, an denen Sie mehr als üblich verkaufen oder der Lieferant zu spät kommt. Eine verbreitete einfache Methode ist: Sicherheitsbestand = (maximaler Tagesverbrauch × maximale Lieferzeit) − (durchschnittlicher Tagesverbrauch × durchschnittliche Lieferzeit).
| Eingabe | Wert | Rechnung |
|---|---|---|
| Durchschnittlicher Tagesverbrauch | 15 Einheiten | Aus den Verkäufen der letzten vier Wochen |
| Durchschnittliche Lieferzeit | 4 Tage | Montag bestellt, Freitag im Regal |
| Maximaler Tagesverbrauch | 20 Einheiten | Stärkster Tag im Zeitraum |
| Maximale Lieferzeit | 5 Tage | Langsamste Lieferung der letzten Zeit |
| Sicherheitsbestand | 40 Einheiten | (20 × 5) − (15 × 4) = 100 − 60 |
| Meldebestand | 100 Einheiten | (15 × 4) + 40 |
Fällt der Bestand dieses Artikels auf 100 Einheiten, bestellen Sie. Wie viel Sie bestellen, hängt davon ab, wie oft Sie bestellen möchten, und von den Mindestmengen des Lieferanten. Ein einfacher Ansatz ist, so viel zu bestellen, dass die Tage bis zur nächsten regulären Bestellung plus die Lieferzeit abgedeckt sind. Bestellen Sie alle 7 Tage, brauchen Sie etwa 15 × (7 + 4) = 165 Einheiten, um die Lücke zu decken, abzüglich des Bestands, den Sie über dem Sicherheitsbestand halten. Bei einer Bestellung am Meldebestand von 100, davon 40 als Sicherheitsbestand, sind das 165 − 60 = 105 Einheiten. Ihre Zahlen können Sie mit dem Meldebestand-Rechner prüfen.
Eine verwandte Kennzahl ist die Reichweite: Bestand ÷ durchschnittlicher Tagesverbrauch. Mit 100 Einheiten und einem Verbrauch von 15 pro Tag haben Sie 100 ÷ 15 = 6.7 Tage Reichweite. Diese Zahl lässt sich über viele Artikel hinweg leicht überfliegen: Alles, dessen Reichweite kürzer ist als seine Lieferzeit, muss jetzt bestellt werden.
Ladenhüter im Blick behalten
Ladenhüter sind Bestände, die sich lange nicht verkauft haben. Sie binden Geld, belegen Regalplatz und können ablaufen. Multiplizieren Sie die Stückzahl jedes langsamen Artikels mit seinen Kosten, um das gebundene Geld zu sehen: 30 Kerzen zu je $6 sind $180, aus denen kein Umsatz geworden ist. Entscheiden Sie, was damit passiert – reduzieren, bündeln, an den Lieferanten zurückgeben oder nicht mehr nachbestellen – und notieren Sie, was Sie für die nächste Bestellung gelernt haben.
Eine wöchentliche Lagerroutine
- Alle Lieferungen dieser Woche erfassen, abgeglichen mit dem Lieferschein.
- Das Protokoll für Schwund und Beschädigungen durchsehen.
- Die Kategorien dieser Woche zählen und Nachzählungen erfassen.
- Artikel auf oder unter ihrem Meldebestand auflisten und bestellen.
- Die zehn langsamsten Artikel ansehen und entscheiden, ob Sie sie weiter bestellen.
So geht das in SageBizet
Im Lagerbestand von SageBizet hat jeder Artikel eine SKU, eine Einheit, eine Kategorie, einen Verkaufspreis, einen optionalen Einkaufspreis und einen Mindestbestand, und die Bestandsführung lässt sich pro Artikel ein- oder ausschalten. Verkäufe an der Kasse buchen den Bestand automatisch ab, und jede manuelle Änderung wird mit Grund erfasst: Einkauf, Verkauf, Rückbuchung nach Storno, Nachzählung, Schwund, Beschädigung, Umlagerung oder Sonstiges. Knappe und ausverkaufte Artikel werden markiert, und der Sage Advisor zeigt die Reichweite beim aktuellen Verkaufstempo mit einer vorgeschlagenen Bestellmenge. Insights listet Ladenhüter und das darin gebundene Geld auf, und die Artikelliste lässt sich als CSV exportieren, wenn Sie in einer Tabelle arbeiten möchten.