Das richtige Kassensystem für ein kleines Unternehmen wählen

Das richtige Kassensystem passt zu der Art, wie Ihr Geschäft schon heute verkauft, kostet über mehrere Jahre das, was Sie erwarten, und liefert Zahlen, die Sie tatsächlich lesen. Die meisten Fehlentscheidungen entstehen, weil nach Monatspreis oder langer Funktionsliste gewählt wird und die Lücken erst an einem vollen Samstag auffallen. Dieser Ratgeber zeigt eine Methode, die funktioniert, egal was und wo Sie verkaufen: Beschreiben Sie Ihren Verkauf, machen Sie daraus eine kurze Liste von Pflichtpunkten, testen Sie sie gründlich und vergleichen Sie die vollen Kosten.

Schritt 1: Beschreiben Sie, wie Sie wirklich verkaufen

Bevor Sie sich ein Produkt ansehen, schreiben Sie eine Seite über einen normalen Tag. Wer steht an der Kasse, und wie viele bedienen zur Spitzenzeit? Zahlen Kunden an der Theke, am Tisch, nach einem Termin oder beim Abholen einer Bestellung? Wie viele Artikel haben Sie im Sortiment, und müssen Sie wissen, wie viele von jedem noch da sind? Zahlen manche Kunden später? Nehmen Sie Bargeld, Karte, Mobile Money oder alles drei?

Die Antworten teilen Geschäfte in wenige Typen ein. Ein Café braucht Tempo, Optionen oder Notizen und geparkte Bestellungen. Ein Einzelhandelsgeschäft braucht Barcode-Scan und einen genauen Lagerbestand. Ein Salon oder eine Praxis braucht eher einen Kalender als ein schnelles Artikelraster. Eine Bar braucht Kundenkonten zum Anschreiben. Ein Betrieb mit mehreren Mitarbeitern braucht Berechtigungen, damit nicht jeder einen Verkauf stornieren oder Rabatt geben kann. Ihre Notizseite wird zum Testplan für jedes System, das Sie sich ansehen.

Schritt 2: Pflichtpunkte und Wünsche trennen

Trennen Sie, ohne was Sie nicht arbeiten können, von dem, was angenehm wäre. Ein Pflichtpunkt ist etwas, das Sie jeden Tag zu einem Umweg zwingen würde, wenn es fehlt. Halten Sie die Pflichtliste kurz – meist sechs bis zehn Punkte –, damit sie leicht zu testen ist. Die Tabelle unten zeigt Anforderungen, die die meisten kleinen Unternehmen teilen, warum sie wichtig sind und wie Sie sie im Test prüfen.

Zu den Wünschen können ein Onlineshop, Terminbuchung, Treuefunktionen oder mehrere Standorte gehören. Bei einer knappen Entscheidung können sie den Ausschlag geben, sollten aber keinen fehlenden Pflichtpunkt aufwiegen. Wenn Sie einen davon voraussichtlich innerhalb eines Jahres brauchen, stufen Sie ihn hoch: Ein späterer Systemwechsel stört mehr als eine gute Wahl jetzt.

Schritt 3: Gesamtkosten statt Monatspreis vergleichen

Die Preise von Kassensystemen setzen sich meist aus mehreren Teilen zusammen: ein Software-Abo (manchmal pro Gerät oder pro Nutzer), kostenpflichtige Zusatzmodule etwa für Lagerbestand oder Onlinebestellungen, Hardware und Gebühren für Kartenzahlungen, wenn der Anbieter auch Ihre Zahlungen abwickelt. Fair vergleichen lässt sich die Summe über drei Jahre, denn ungefähr so lange behält ein Geschäft eine Kasse, bevor es sie überprüft.

Hier ein Rechenbeispiel mit Beispielzahlen – keine Angebote eines Anbieters. Ein Laden mit zwei Kassen vergleicht zwei Optionen. Option A kostet $60 pro Gerät und Monat plus $30 im Monat für ein Lagermodul und verlangt eigene Terminal-Hardware zu $800 pro Kasse. Option B ist eine Browser-Software ohne monatliche Gebühr, die auf zwei Tablets läuft, die der Inhaber für je $300 kauft.

Ihre Zahlen werden abweichen, aber die Methode gilt in jeder Währung: Multiplizieren Sie jede monatliche Gebühr mit 36, addieren Sie einmalige Kosten und vergleichen Sie die Summen. Prüfen Sie dann die Zahlungskonditionen getrennt. Verlangt ein Kassensystem, dass Sie seine eigene Kartenabwicklung nutzen, vergleichen Sie dessen Satz mit dem, was Sie anderswo bekämen. Bei $20,000 Kartenumsatz im Monat sind 0.3 Prozentpunkte Unterschied 0.003 × $20,000 = $60 im Monat oder $2,160 in drei Jahren – mehr als viele Software-Abos.

Schritt 4: Machen Sie einen echten Test

Eine Vorführung zeigt ein System von seiner besten Seite. Ein Test zeigt es an Ihrer Theke. Die meiste Software lässt sich kostenlos ausprobieren; nutzen Sie den Test, um einen echten Tag durchzuspielen, statt nur herumzuklicken. Ein sinnvoller Test braucht ein bis zwei Stunden Einrichtung und eine echte oder nachgestellte Schicht.

1. Legen Sie Ihre 20–30 meistverkauften Artikel mit echten Preisen an und tragen Sie für einige den Bestand ein.
2. Kassieren Sie einen typischen Vormittag: zehn bis zwanzig Verkäufe mit Bargeld, Karte und jeder anderen Zahlungsart, die Sie annehmen.
3. Probieren Sie die kniffligen Fälle: ein Kunde, der es sich anders überlegt, ein Artikel, der nicht im Sortiment ist, zwei Kunden gleichzeitig, eine Erstattung.
4. Legen Sie einen Mitarbeiterzugang an und prüfen Sie, was er darf und was nicht.
5. Trennen Sie das Internet und verkaufen Sie weiter; verbinden Sie wieder und prüfen Sie, dass nichts verloren ging oder doppelt erfasst wurde.
6. Schließen Sie den Tag ab: Zählen Sie das Bargeld gegen den Betrag, den das System erwartet, und lesen Sie den Tagesbericht.
7. Exportieren Sie Verkäufe und Artikel in eine Tabelle, um sicherzugehen, dass Sie an Ihre Daten kommen.

Bewerten Sie jeden Pflichtpunkt mit bestanden, Umweg oder durchgefallen. Ein Durchfaller bei einem Pflichtpunkt schließt ein System meist aus; mehrere Umwege sollten Sie vorsichtig machen, denn Umwege lässt das Personal weg, sobald es voll wird.

Schritt 5: Schauen Sie über die Theke hinaus

Die Kasse ist nur die Hälfte dessen, was ein Kassensystem leistet. Die andere Hälfte ist, Ihnen zu sagen, was passiert ist: Einnahmen, Gewinn, Bestseller, ruhige Stunden, Kassendifferenzen und Bestand, der nachbestellt werden muss. Ein System mit schneller Kasse und verwirrenden Berichten schickt Sie zurück in die Tabellenkalkulation. Fragen Sie sich im Test, ob der Bericht die Fragen beantwortet, die Sie jeden Abend stellen – hat sich der Tag gelohnt, was wurde verkauft, stimmt die Kasse –, ohne dass Sie etwas exportieren müssen.

Denken Sie auch daran, wohin sich Ihr Geschäft entwickelt. Wenn Sie Termine annehmen, online verkaufen oder Kunden anschreiben lassen, vermeidet ein System, das all das in denselben Daten wie die Kasse führt, dass Sie denselben Verkauf zweimal eintippen. Wenn Sie vielleicht einen zweiten Standort eröffnen, prüfen Sie, wie mehrere Betriebe oder Filialen unter einem Login verwaltet werden.

Warnsignale bei der Auswahl

• Preise gibt es nur nach einem Verkaufsgespräch.
• Keine Möglichkeit, die eigenen Daten zu exportieren, oder nur in einem Format, das sonst nichts lesen kann.
• Hardware, die nach einem Anbieterwechsel nicht mehr funktioniert.
• Funktionen, die Sie brauchen, stehen als „demnächst“ ohne Datum in der Liste.
• Die Kasse steht komplett still, wenn das Internet ausfällt.
• Mitarbeiterberechtigungen gibt es nur ganz oder gar nicht.

So geht das in SageBizet

SageBizet ist eine Option, die denselben Test verdient. Es ist ein System im Browser, das ein Kassensystem, Lagerbestand, Verkaufsberichte, Terminbuchung, einen Onlineshop, eine Kassenlade und Kundenkonten zum Anschreiben vereint, und es ist während des Early Access kostenlos, ohne Gebühren pro Gerät oder Nutzer. Es läuft auf einem Computer, Tablet oder Smartphone, das Sie schon besitzen, kassiert weiter, wenn das Internet ausfällt, und lässt Sie Mitarbeiterrollen aus feinen Berechtigungen zusammenstellen. Verkäufe, Lagerbestand, Ausgaben und Kunden lassen sich als CSV exportieren, der Exporttest ist also schnell gemacht.

Es sagt auch offen, was es nicht ist: Es wickelt keine Kartenzahlungen ab (Sie behalten Ihr Terminal und erfassen den Verkauf als Karte), es teilt einen Verkauf nur an den Kassen von Cafés, Restaurants, Läden, Supermärkten, Salons und Barbershops auf mehrere Zahlungsarten auf (nicht an der allgemeinen Kasse anderer Betriebsarten), und es ist keine Buchhaltungssoftware. Ist davon etwas ein Pflichtpunkt für Sie, zeigt die Methode oben das schnell – genau dafür testen Sie vor der Entscheidung. Sehen Sie sich die Preise an oder erstellen Sie ein kostenloses Konto, um Ihren Test zu starten.