Für den Kassenabschluss ermitteln Sie den Soll-Bestand (Wechselgeldbestand + Barverkäufe − Barerstattungen − Barentnahmen + Bareinlagen), zählen die Kasse nach Stückelung, erfassen die Differenz als Plus oder Minus und gehen jedem Muster nach.
Beim Kassenabschluss vergleichen Sie das Bargeld, das in der Kasse sein sollte, mit dem Bargeld, das tatsächlich darin ist, und erklären jede Differenz. Am Ende jedes Tages oder jeder Schicht ermitteln Sie den Soll-Bestand aus dem Wechselgeldbestand und den Bargeldbewegungen des Tages, zählen die Kasse und halten fest, ob sie aufgeht oder ob zu viel oder zu wenig darin ist. Täglich gemacht, dauert das etwa zehn Minuten und deckt Fehler auf, solange sich alle noch erinnern, was passiert ist. Die Methode funktioniert mit jeder Währung und jeder Kasse.
Die Formel für den Soll-Bestand
Alles beginnt mit einer Rechnung. Soll-Bestand = Wechselgeldbestand + Barverkäufe − Barerstattungen − Barentnahmen + Bareinlagen. Der Wechselgeldbestand ist das Bargeld, das zu Schichtbeginn zum Herausgeben in die Kassenlade gelegt wird. Barverkäufe sind nur Verkäufe, die bar bezahlt wurden – Karten- und Mobilzahlungen landen nie in der Kasse. Barentnahmen sind Bargeld, das für betriebliche Kosten aus der Kasse genommen wird, etwa um einen Lieferanten zu bezahlen. Bareinlagen sind Bargeld, das im Lauf des Tages hinzukommt, etwa zusätzliches Wechselgeld von der Bank.
| Posten | Betrag | Zwischensumme |
|---|---|---|
| Wechselgeldbestand | + $150.00 | $150.00 |
| Barverkäufe | + $1,284.50 | $1,434.50 |
| Barerstattung (zurückgegebener Artikel) | − $12.00 | $1,422.50 |
| Barentnahme (Milchlieferung) | − $40.00 | $1,382.50 |
| Bareinlage (zusätzliche Münzen) | + $0.00 | $1,382.50 |
| Soll-Bestand | $1,382.50 | |
| Gezähltes Bargeld | $1,377.50 | |
| Differenz | − $5.00 (zu wenig) |
Eine negative Differenz bedeutet, dass zu wenig in der Kasse ist; eine positive, dass zu viel darin ist. Beides zählt. Zu viel in der Kasse heißt meist, dass ein Kunde zu wenig Wechselgeld bekommen hat oder ein Verkauf mit dem falschen Betrag erfasst wurde. Das ist ein Problem für den Kundenservice, auch wenn es nach einer guten Nachricht aussieht.
Schritt für Schritt: die Kasse abschließen
- Nehmen Sie an dieser Kasse kein Bargeld mehr an oder schicken Sie die nächsten Kunden an eine andere Kasse.
- Drucken oder öffnen Sie die Tageszusammenfassung (oft Z-Bericht genannt) mit Barverkäufen und Erstattungen.
- Sammeln Sie die Belege für Barentnahmen und Bareinlagen des Tages. Jeder sollte Betrag, Grund und eine Unterschrift oder ein Kürzel tragen.
- Zählen Sie das Bargeld nach Stückelung, erst Scheine, dann Münzen, und notieren Sie jede Summe.
- Addieren Sie die Zählung und vergleichen Sie sie mit dem Soll-Bestand.
- Liegt die Differenz außerhalb Ihrer Toleranz, zählen Sie noch einmal, bevor Sie nach der Ursache suchen.
- Erfassen Sie den gezählten Betrag, die Differenz und jede Erklärung.
- Legen Sie den Wechselgeldbestand für morgen beiseite und bereiten Sie den Rest für die Einzahlung vor.
Nach Stückelung zählen
Nach Stückelung zu zählen dauert länger als einen Stapel durchzuzählen, ist aber genau und leicht zu prüfen. Nutzen Sie ein Zählprotokoll mit einer Zeile pro Schein- und Münzwert Ihrer Währung. Hier das Rechenbeispiel weitergeführt, mit Beispielwerten:
| Stückelung | Anzahl | Summe |
|---|---|---|
| $50 | 10 | $500.00 |
| $20 | 28 | $560.00 |
| $10 | 17 | $170.00 |
| $5 | 19 | $95.00 |
| $1 | 41 | $41.00 |
| Münzen (alle Werte) | — | $11.50 |
| Gezählte Summe | $1,377.50 |
Einzahlung und nächsten Wechselgeldbestand vorbereiten
Ist die Zählung erfasst, trennen Sie den Wechselgeldbestand für die nächste Schicht ab und zahlen den Rest ein oder legen ihn in den Tresor. Einzahlung = gezähltes Bargeld − nächster Wechselgeldbestand. Beträgt der Wechselgeldbestand morgen im Beispiel wieder $150, ist die Einzahlung $1,377.50 − $150.00 = $1,227.50. Halten Sie den Wechselgeldbestand in einer sinnvollen Mischung aus kleinen Scheinen und Münzen, damit die ersten Kunden Wechselgeld bekommen können.
Wählen Sie einen Wechselgeldbestand, der Ihren üblichen Bedarf an Wechselgeld deckt, ohne mehr Bargeld als nötig in der Kasse zu lassen. Gehen Ihnen regelmäßig vor Mittag die kleinen Scheine aus, ist er zu klein oder falsch gemischt; ist beim Abschluss das meiste noch unberührt, können Sie ihn verringern.
Einer Differenz auf den Grund gehen
Die meisten Differenzen haben gewöhnliche Ursachen. Bevor Sie jemanden verdächtigen, gehen Sie die häufigen durch, ungefähr in der Reihenfolge, wie oft sie vorkommen.
| Ursache | Zeigt sich meist als | So prüfen Sie es |
|---|---|---|
| Falsches Wechselgeld herausgegeben | Zu wenig oder zu viel, ein runder Betrag | Nach einem großen Barverkauf in Höhe der Differenz suchen |
| Kartenverkauf als bar erfasst | Zu wenig um den Verkaufsbetrag | Tagessumme des Kartenterminals mit den erfassten Kartenverkäufen vergleichen |
| Barverkauf als Karte erfasst | Zu viel um den Verkaufsbetrag | Dieselbe Prüfung, umgekehrt |
| Barentnahme ohne Beleg | Zu wenig um einen bestimmten Betrag | Fragen, wer einen Lieferanten bezahlt oder Material gekauft hat |
| Erstattung gegeben, aber nicht erfasst | Zu wenig um den Erstattungsbetrag | Zurückgegebene Artikel mit erfassten Erstattungen abgleichen |
| Wechselgeldbestand beim Öffnen falsch gezählt | Zu wenig oder zu viel, wie der Fehler beim Öffnen | Wechselgeldbestand vor der nächsten Schicht nachzählen |
| Zählfehler beim Abschluss | Jeder Betrag | Nach Stückelung nachzählen |
Die Tagessumme Ihres Kartenterminals mit den Kartenverkäufen in Ihrer Kasse zu vergleichen, ist eine der nützlichsten Prüfungen. Eine falsch getippte Zahlungsart verschiebt Geld auf dem Papier zwischen Bar und Karte, während die tatsächliche Summe gleich bleibt. Fehlen in der Kasse $18 und sind bei Karte $18 zu viel, haben Sie die Ursache gefunden.
Eine Toleranz festlegen und Muster verfolgen
Legen Sie vorab fest, ab welcher Höhe eine Differenz erklärt werden muss – zum Beispiel alles über $5 oder über einem kleinen Anteil der Bareinnahmen des Tages. Kleine Differenzen unter der Toleranz sollten trotzdem erfasst werden, denn erst das Muster verrät etwas. Eine Kasse, in der einmal $2 fehlen, ist Zufall; eine Kasse, in der in jeder Schicht einer bestimmten Person $2–$4 fehlen, ist ein Gespräch wert – in Ruhe und mit den Aufzeichnungen auf dem Tisch.
Schichtwechsel
Nutzen zwei Personen an einem Tag dieselbe Kassenlade, machen Sie den Abgleich bei der Übergabe und beim Abschluss. Die abgebende Person zählt, die übernehmende prüft, und beide notieren den Betrag; die zweite Schicht beginnt dann mit diesem Betrag als Anfangsbestand. Ohne Zählung bei der Übergabe lässt sich eine Differenz beim Abschluss keiner Schicht zuordnen, und niemand lernt daraus.
Kontrollen, die den Kassenabschluss erleichtern
- Eine Person pro Kassenlade und Schicht, damit sich eine Differenz einer Schicht zuordnen lässt statt einem ganzen Team.
- Barentnahmen nur mit Beleg, der Betrag, Grund und die entnehmende Person festhält.
- Eingeschränkte Berechtigungen für Stornos, Erstattungen und Rabatte, die üblichen Wege, auf denen Bargeld verschwindet.
- Zwei Personen beim Abschluss größerer Kassen: eine zählt, eine prüft.
- Regelmäßige Abschöpfungen in den Tresor an vollen Tagen, damit nie mehr in der Kasse liegt als nötig.
- Eine schriftliche Aufzeichnung jedes Abschlusses, aufbewahrt über Monate, nicht Tage.
So geht das in SageBizet
Die Kassenlade in SageBizet öffnet eine Sitzung mit einem Wechselgeldbestand und zeigt den ganzen Tag über live den Soll-Bestand – den Wechselgeldbestand plus die an der Kasse erfassten Barverkäufe. Beim Abschluss geben Sie den gezählten Betrag ein, und die Differenz wird als zu viel oder zu wenig erfasst, mit einem Verlauf jeder Sitzung, einer Serie sauberer Abschlüsse für Kassen, die aufgehen, und einer Benachrichtigung, wenn eine Kasse nicht aufgeht. Weil der Soll-Bestand in SageBizet aus Wechselgeldbestand plus Barverkäufen besteht, notieren Sie beim Abschluss jede Barentnahme und erfassen sie als Ausgabe, damit Ihre Gewinnzahlen sie enthalten. Mit Mitarbeiterrollen legen Sie fest, wer eine Kassenlade öffnen und abschließen, Verkäufe stornieren oder Rabatte geben darf.