Pour faire la clôture d’un tiroir-caisse, calculez les espèces attendues (fond de caisse + ventes en espèces − remboursements en espèces − sorties de caisse + entrées de caisse), comptez le tiroir par coupure, notez l’écart en excédent ou en manque, et cherchez les récurrences.
Faire la clôture d’un tiroir-caisse, c’est comparer les espèces qui devraient se trouver dans la caisse avec celles qui s’y trouvent réellement, et expliquer tout écart. En fin de journée ou de service, vous calculez les espèces attendues à partir du fond de caisse et des opérations en espèces du jour, vous comptez le tiroir et vous notez s’il est juste, en excédent ou en manque. Faite chaque jour, la clôture prend une dizaine de minutes et repère les erreurs pendant que chacun se souvient encore de ce qui s’est passé. La méthode fonctionne avec n’importe quelle devise et n’importe quelle caisse.
La formule des espèces attendues
Tout part d’un seul calcul. Espèces attendues = fond de caisse + ventes en espèces − remboursements en espèces − sorties de caisse + entrées de caisse. Le fond de caisse est la somme placée dans le tiroir en début de service pour rendre la monnaie. Les ventes en espèces sont uniquement les ventes payées en liquide : les paiements par carte et par mobile n’entrent jamais dans le tiroir. Les sorties de caisse sont les espèces prises dans le tiroir pour des frais de l’entreprise, comme payer un livreur. Les entrées de caisse sont les espèces ajoutées dans la journée, comme de la monnaie supplémentaire rapportée de la banque.
| Ligne | Montant | Total cumulé |
|---|---|---|
| Fond de caisse | + $150.00 | $150.00 |
| Ventes en espèces | + $1,284.50 | $1,434.50 |
| Remboursement en espèces (article retourné) | − $12.00 | $1,422.50 |
| Sortie de caisse (livraison de lait) | − $40.00 | $1,382.50 |
| Entrée de caisse (pièces supplémentaires) | + $0.00 | $1,382.50 |
| Espèces attendues | $1,382.50 | |
| Espèces comptées | $1,377.50 | |
| Écart | − $5.00 (manque) |
Un écart négatif signifie que le tiroir est en manque ; un écart positif, qu’il est en excédent. Les deux comptent. Un tiroir en excédent signifie en général qu’un client a reçu trop peu de monnaie ou qu’une vente a été enregistrée au mauvais montant : c’est un problème de service client, même si cela ressemble à une bonne nouvelle.
Pas à pas : clôturer le tiroir
- Arrêtez d’encaisser des espèces sur ce tiroir, ou envoyez les clients suivants vers une autre caisse.
- Imprimez ou ouvrez le récapitulatif du jour (souvent appelé ticket Z) avec les ventes et les remboursements en espèces.
- Rassemblez les bons de sortie et d’entrée de caisse de la journée. Chacun doit indiquer un montant, un motif et une signature ou des initiales.
- Comptez les espèces par coupure, d’abord les billets puis les pièces, en notant chaque total.
- Additionnez le comptage et comparez-le aux espèces attendues.
- Si l’écart dépasse votre tolérance, recomptez avant de chercher plus loin.
- Notez le montant compté, l’écart et toute explication.
- Mettez de côté le fond de caisse du lendemain et préparez le reste pour le dépôt.
Compter par coupure
Compter par coupure est plus lent que compter un tas, mais c’est précis et facile à vérifier. Utilisez une feuille de comptage avec une ligne par valeur de billet et de pièce dans votre devise. Voici la suite de l’exemple, avec des coupures indicatives :
| Coupure | Quantité | Total |
|---|---|---|
| $50 | 10 | $500.00 |
| $20 | 28 | $560.00 |
| $10 | 17 | $170.00 |
| $5 | 19 | $95.00 |
| $1 | 41 | $41.00 |
| Pièces (toutes valeurs) | — | $11.50 |
| Total compté | $1,377.50 |
Préparer le dépôt et le prochain fond de caisse
Une fois le comptage noté, séparez le fond de caisse du service suivant et déposez le reste à la banque ou au coffre. Dépôt = espèces comptées − prochain fond de caisse. Dans l’exemple, si le fond de demain est à nouveau de $150, le dépôt est de $1,377.50 − $150.00 = $1,227.50. Gardez dans le fond de caisse un bon mélange de petits billets et de pièces pour pouvoir rendre la monnaie aux premiers clients.
Choisissez un fond qui couvre vos besoins habituels en monnaie sans laisser plus d’espèces que nécessaire dans la caisse. Si vous manquez régulièrement de petits billets avant midi, le fond est trop petit ou mal composé ; si l’essentiel n’a pas bougé à la fermeture, vous pouvez le réduire.
Chercher l’origine d’un écart
La plupart des écarts ont des causes banales. Avant de soupçonner qui que ce soit, passez en revue les plus courantes, à peu près dans l’ordre de leur fréquence.
| Cause | Se traduit souvent par | Comment vérifier |
|---|---|---|
| Erreur de rendu de monnaie | Manque ou excédent d’un montant rond | Cherchez une grosse vente en espèces proche de l’écart |
| Vente par carte enregistrée en espèces | Manque du montant de la vente | Comparez le total du terminal de paiement aux ventes par carte enregistrées |
| Vente en espèces enregistrée par carte | Excédent du montant de la vente | Même vérification, dans l’autre sens |
| Sortie de caisse sans bon | Manque d’un montant précis | Demandez qui a payé un fournisseur ou acheté des fournitures |
| Remboursement fait mais non enregistré | Manque du montant remboursé | Comparez les articles retournés aux remboursements enregistrés |
| Fond de caisse mal compté à l’ouverture | Manque ou excédent égal à l’erreur d’ouverture | Recomptez le fond avant le service suivant |
| Erreur de comptage à la clôture | N’importe quel montant | Recomptez par coupure |
Comparer le total de fin de journée de votre terminal de paiement aux ventes par carte de votre caisse est l’une des vérifications les plus utiles : un moyen de paiement mal saisi déplace de l’argent entre espèces et carte sur le papier, alors que le total réel reste le même. Si les espèces sont en manque de $18 et la carte en excédent de $18, vous avez trouvé.
Fixer une tolérance et suivre les récurrences
Décidez à l’avance à partir de quel montant un écart doit être expliqué : par exemple au-delà de $5, ou au-delà d’une petite part des recettes en espèces du jour. Les petits écarts sous la tolérance doivent quand même être notés, car c’est la récurrence qui vous apprend quelque chose. Un tiroir en manque de $2 une fois, c’est du bruit ; un tiroir en manque de $2 à $4 à chaque service d’une même personne mérite une discussion, calme et avec les relevés sous les yeux.
Changements d’équipe
Si deux personnes utilisent le même tiroir dans la journée, faites une clôture à la passation en plus de celle de fin de journée. La personne qui part compte, celle qui arrive vérifie, et les deux notent le montant ; le second service démarre alors avec ce montant comme solde d’ouverture. Sans comptage à la passation, un écart à la clôture ne peut être rattaché à aucun des deux services, et personne n’en tire de leçon.
Les contrôles qui facilitent la clôture
- Une personne par tiroir et par service, pour qu’un écart soit rattaché à un service plutôt qu’à toute une équipe.
- Des sorties de caisse uniquement avec un bon indiquant le montant, le motif et qui a pris l’argent.
- Des droits limités pour les annulations, les remboursements et les remises, qui sont les chemins habituels par lesquels les espèces disparaissent.
- Deux personnes à la clôture pour les plus gros tiroirs : l’une compte, l’autre vérifie.
- Des prélèvements réguliers vers le coffre les jours chargés, pour que le tiroir ne contienne jamais plus que nécessaire.
- Une trace écrite de chaque clôture, conservée des mois, pas quelques jours.
Le faire dans SageBizet
Le tiroir-caisse de SageBizet ouvre une session avec un fond de caisse et affiche en direct les espèces attendues (le fond plus les ventes en espèces enregistrées en caisse) tout au long de la journée. À la clôture, vous saisissez le montant compté et l’écart est enregistré en excédent ou en manque, avec l’historique de chaque session, une série de « clôtures justes » pour les caisses qui tombent juste, et une notification quand un tiroir ne tombe pas juste. Comme les espèces attendues dans SageBizet correspondent au fond plus les ventes en espèces, notez à la clôture toute sortie de caisse prise dans le tiroir et enregistrez-la comme une dépense pour que vos chiffres de bénéfice en tiennent compte. Les rôles du personnel vous permettent de décider qui peut ouvrir et clôturer un tiroir, annuler des ventes ou accorder des remises.