كيفية مطابقة درج النقود في نهاية اليوم

مطابقة درج النقود تعني مقارنة النقد الذي يجب أن يكون في الصندوق بالنقد الموجود فعلًا، وتفسير أي فرق. في نهاية كل يوم أو وردية، تحسب النقد المتوقع من الرصيد الافتتاحي ومعاملات اليوم النقدية، وتعدّ الدرج، وتسجّل هل هو متطابق أم فيه زيادة أم عجز. ومع القيام بذلك يوميًا، يستغرق الأمر نحو عشر دقائق ويكشف الأخطاء ما دام الجميع يتذكر ما حدث. والطريقة تصلح بأي عملة ومع أي صندوق.

معادلة النقد المتوقع

كل شيء يبدأ بحساب واحد. النقد المتوقع = الرصيد الافتتاحي + المبيعات النقدية − المبالغ المستردة نقدًا − المصروفات النقدية من الدرج + المبالغ المضافة. الرصيد الافتتاحي هو النقد الذي يوضع في الدرج أول الوردية لإعطاء الباقي. والمبيعات النقدية هي المبيعات المدفوعة نقدًا فقط، فمدفوعات البطاقات والمحافظ لا تدخل الدرج أبدًا. والمصروفات النقدية من الدرج هي نقد يؤخذ منه لتكاليف المشروع، كالدفع لسائق التوصيل. والمبالغ المضافة نقد يُضاف خلال اليوم، كفكّة إضافية من البنك.

الفرق السالب يعني أن في الدرج عجزًا؛ والموجب يعني أن فيه زيادة. وكلاهما مهم. فالزيادة في الدرج تعني غالبًا أن زبونًا أُعطي باقيًا أقل من حقه أو أن بيعًا سُجّل بمبلغ خاطئ، وهذه مشكلة في خدمة الزبائن حتى لو بدت خبرًا سارًا.

خطوة بخطوة: إغلاق الدرج

1. توقف عن استلام المبيعات النقدية على ذلك الدرج، أو حوّل الزبائن التالين إلى صندوق آخر.
2. اطبع ملخص اليوم أو افتحه (ويُسمّى غالبًا تقرير Z)، وفيه المبيعات النقدية والمبالغ المستردة.
3. اجمع إيصالات المصروفات والمبالغ المضافة لليوم. يجب أن يكون في كل منها المبلغ والسبب وتوقيع أو أحرف أولى.
4. عُدّ النقد حسب الفئات، الأوراق أولًا ثم العملات المعدنية، واكتب كل إجمالي.
5. اجمع العدّ وقارنه بالنقد المتوقع.
6. إن كان الفرق خارج هامش التسامح، أعد العدّ قبل البحث في السبب.
7. سجّل المبلغ المعدود والفرق وأي تفسير.
8. ضع الرصيد الافتتاحي للغد جانبًا وجهّز الباقي للإيداع.

العدّ حسب الفئات

العدّ حسب الفئات أبطأ من عدّ كومة النقود، لكنه دقيق وسهل المراجعة. استخدم ورقة عدّ فيها سطر لكل فئة من الأوراق والعملات المعدنية بعملتك. وهذا استكمال للمثال المحلول بفئات توضيحية:

تجهيز الإيداع والرصيد الافتتاحي التالي

بعد تسجيل العدّ، افصل الرصيد الافتتاحي للوردية التالية وأودِع الباقي أو ضعه في الخزنة. الإيداع = النقد المعدود − الرصيد الافتتاحي التالي. في المثال، إن كان رصيد الغد الافتتاحي $150 مجددًا، فالإيداع $1,377.50 − $150.00 = $1,227.50. واجعل الرصيد الافتتاحي مزيجًا معقولًا من الأوراق الصغيرة والعملات المعدنية لتستطيع إعطاء الباقي لأول الزبائن.

اختر رصيدًا افتتاحيًا يغطي احتياجك المعتاد من الفكّة دون ترك نقد في الصندوق أكثر من اللازم. إن كانت الأوراق الصغيرة تنفد منك قبل الظهر بانتظام، فالرصيد صغير أو تركيبته خاطئة؛ وإن بقي معظمه دون استخدام عند الإغلاق، فيمكن تقليله.

البحث في سبب الفرق

معظم الفروقات أسبابها عادية. قبل أن تشك في أحد، راجع الأسباب الشائعة، مرتبة تقريبًا حسب تكرار حدوثها.

مقارنة إجمالي جهاز البطاقات في نهاية اليوم بمبيعات البطاقات المسجلة في الكاشير من أنفع عمليات التحقق، لأن اختيار طريقة دفع خاطئة ينقل المال بين النقد والبطاقة على الورق بينما يبقى الإجمالي الحقيقي كما هو. فإن كان في النقد عجز $18 وفي البطاقات زيادة $18، فقد وجدت السبب.

حدّد هامش تسامح وتابع الأنماط

قرّر مسبقًا حجم الفرق الذي يحتاج إلى تفسير، مثلًا أي فرق يتجاوز $5، أو يتجاوز نسبة صغيرة من المقبوضات النقدية لليوم. والفروقات الصغيرة دون هامش التسامح يجب تسجيلها أيضًا، لأن النمط هو ما يخبرك بشيء. درج فيه عجز $2 مرة واحدة مجرد ضجيج؛ أما درج فيه عجز من $2 إلى $4 في كل وردية يعمل فيها شخص بعينه فيستحق حديثًا، بهدوء والسجلات أمامك.

تبديل الورديات

إن استخدم شخصان الدرج نفسه في يوم واحد، فطابِق عند التسليم وعند الإغلاق أيضًا. يعدّ الشخص المغادر، ويتحقق القادم، ويسجّل كلاهما الرقم؛ ثم تبدأ الوردية الثانية بهذا المبلغ رصيدًا افتتاحيًا لها. ومن دون عدّ عند التسليم، لا يمكن نسبة الفرق عند الإغلاق إلى أيٍّ من الورديتين، ولا يتعلم أحد منه شيئًا.

ضوابط تسهّل المطابقة

• شخص واحد لكل درج في كل وردية، ليُنسب الفرق إلى وردية لا إلى فريق.
• لا مصروفات من الدرج إلا بإيصال يسجّل المبلغ والسبب ومن أخذه.
• صلاحيات محدودة للإلغاء والاسترداد والخصومات، فهي الطرق المعتادة لاختفاء النقد.
• شخصان عند الإغلاق للأدراج الكبيرة: واحد يعدّ وآخر يتحقق.
• سحب منتظم للنقد إلى الخزنة في الأيام المزدحمة، كي لا يحتوي الدرج أكثر مما يحتاج.
• سجل مكتوب لكل إغلاق، يُحفظ لأشهر لا لأيام.

كيف تفعل ذلك في SageBizet

يفتح درج النقود في SageBizet جلسة برصيد افتتاحي ويعرض النقد المتوقع مباشرة طوال اليوم، أي الرصيد الافتتاحي مضافًا إليه المبيعات النقدية المسجلة في الكاشير. عند الإغلاق، تُدخل المبلغ المعدود فيُسجَّل الفرق زيادةً أو عجزًا، مع سجل لكل جلسة، وسلسلة «إغلاق سليم» للإغلاقات المتطابقة، وإشعار حين لا يتطابق الدرج. ولأن النقد المتوقع في SageBizet هو الرصيد الافتتاحي مع المبيعات النقدية، دوّن عند الإغلاق أي مصروف أُخذ من الدرج وسجّله مصروفًا لتشمله أرقام ربحك. وتتيح لك أدوار الموظفين تحديد من يستطيع فتح الدرج وإغلاقه وإلغاء المبيعات ومنح الخصومات.