يجب أن يعرض تقرير المبيعات اليومي صافي المبيعات، وعدد الطلبات، ومتوسط قيمة الطلب، وتوزيع طرق الدفع، والخصومات والإلغاءات، والنقد المتوقع مقابل المعدود، والأصناف الأكثر مبيعًا، والمبيعات حسب الساعة، مقارنةً بيوم الأسبوع نفسه في الأسابيع السابقة.
تقرير المبيعات اليومي المفيد يجيب عن ثلاثة أسئلة: كم بعنا، وكيف سار اليوم، وهل هناك خطأ ما؟ والأرقام التي تجيب عنها هي صافي المبيعات، وعدد الطلبات، ومتوسط قيمة الطلب، وتوزيع طرق الدفع، والخصومات والإلغاءات، والنقد المتوقع مقابل المعدود، والأصناف الأكثر مبيعًا، والمبيعات حسب الساعة، وكل منها مقارنًا بيوم الأسبوع نفسه في الأسابيع الأخيرة. لا تحتاج إلى عشرات المؤشرات؛ بل إلى مجموعة قصيرة تقرؤها كل يوم بالترتيب نفسه، فتبرز التغييرات.
الأرقام الأساسية
تصلح هذه المقاييس لأي مشروع تقريبًا يبيع منتجات أو خدمات. كل منها بسيط الحساب، ومعًا تفسّر معظم ما يتغيّر من يوم لآخر.
| المؤشر | طريقة حسابه | ماذا يخبرك |
|---|---|---|
| إجمالي المبيعات | مجموع كل المبيعات قبل أي خصم | النشاط الخام عند الكاشير |
| الخصومات | إجمالي قيمة الخصومات الممنوحة | كم مُنح، ومن منحه |
| المبالغ المستردة والإلغاءات | قيمة المبيعات الملغاة | أخطاء أو مرتجعات أو مشاكل تستحق التحقق |
| صافي المبيعات | إجمالي المبيعات − الخصومات − المبالغ المستردة والإلغاءات | الرقم الذي تقارنه يومًا بيوم |
| الطلبات | عدد المبيعات المكتملة | كم زبونًا خدمت |
| متوسط قيمة الطلب | صافي المبيعات ÷ الطلبات | كم أنفق كل زبون |
| توزيع طرق الدفع | صافي المبيعات نقدًا وبالبطاقة وبالمحفظة وعلى الحساب | ما يجب أن يكون في الدرج وفي البنك |
| فرق النقد | النقد المعدود − النقد المتوقع | هل تطابق الدرج |
| الأصناف الأكثر مبيعًا | الأصناف مرتبة حسب الوحدات أو الإيرادات | ما الذي حرّك اليوم، وما يجب تزويده |
| المبيعات حسب الساعة | صافي المبيعات مجمّعًا حسب الساعة | متى كان الزحام، لتنظيم الموظفين |
إن كنت تسجّل أسعار التكلفة والمصروفات، فهناك رقمان آخران يستحقان الإضافة: الربح الإجمالي (صافي المبيعات ناقص تكلفة الأصناف المبيعة) ومصروفات اليوم. ومعًا يبيّنان هل غطّى اليوم تكاليفه فعلًا، لا هل كان مزدحمًا فقط.
مثال محلول
إليك يومًا واحدًا في مقهى صغير، بأرقام توضيحية. والطريقة نفسها بأي عملة.
| البند | المبلغ | طريقة الحساب |
|---|---|---|
| إجمالي المبيعات | $2,460.00 | |
| الخصومات | − $85.00 | وجبات الموظفين وعرض ولاء |
| المبالغ المستردة والإلغاءات | − $40.00 | طلبان ملغيان |
| صافي المبيعات | $2,335.00 | $2,460 − $85 − $40 |
| الطلبات | 118 | |
| متوسط قيمة الطلب | $19.79 | $2,335 ÷ 118 |
| نقد / بطاقة / محفظة | $812 / $1,203 / $320 | المجموع $2,335 |
| اليوم نفسه من الأسبوع الماضي | $2,180.00 | ارتفاع 7.1%: ($2,335 − $2,180) ÷ $2,180 |
| تكلفة الأصناف المبيعة | $790.00 | من أسعار تكلفة الأصناف |
| الربح الإجمالي | $1,545.00 | $2,335 − $790، أي هامش 66.2% |
| المصروفات المسجلة اليوم | $310.00 | توريد الحليب ومواد التنظيف |
| المتبقي بعد تكلفة الأصناف والمصروفات | $1,235.00 | $1,545 − $310 |
قراءته تستغرق دقيقة. كان اليوم أعلى بنسبة 7.1% من اليوم نفسه في الأسبوع الماضي. وكانت الخصومات 85 ÷ 2,460 = 3.5% من إجمالي المبيعات، وهذا يستحق المقارنة بما هو معتاد لديك. وكان النقد $812، فيجب أن يحتوي الدرج على الرصيد الافتتاحي مضافًا إليه $812، ناقص أي مبالغ مستردة نقدًا أو مصروفات من الدرج. ومع احتساب التكاليف والمصروفات، ترك اليوم $1,235 للإيجار والأجور والتكاليف الثابتة الأخرى.
قارن باليوم الصحيح
مقارنة اليوم بالأمس هي أكثر ما يفعله الناس تلقائيًا، وعادةً أقلها فائدة. فالسبت ليس الجمعة، والاثنين بعد عطلة ليس اثنينًا عاديًا. والمقارنة الأعدل هي يوم الأسبوع نفسه في الأسابيع الأخيرة، أي هذا الثلاثاء مقابل أيام الثلاثاء القليلة الماضية، لأنها تزيل معظم إيقاع الأسبوع.
- اليوم نفسه من الأسبوع الماضي: سريع وحساس للتغييرات الأخيرة.
- متوسط اليوم نفسه في آخر أربعة أسابيع: أكثر سلاسة، وأقل تأثرًا بيوم شاذ واحد.
- التاريخ نفسه من العام الماضي: مفيد للمشاريع الموسمية، بعد أن تجمع بيانات سنة.
- هدف يومي: ما تحتاج بيعه لتغطية التكاليف، من رقم نقطة التعادل لديك.
حين يتغيّر صافي المبيعات، تحقّق هل تحرّك عدد الطلبات أم متوسط قيمة الطلب. طلبات أقل بالمتوسط نفسه تشير إلى عدد الزوار: الطقس، أو مناسبة محلية، أو شارع أهدأ. وعدد الطلبات نفسه بمتوسط أقل يشير إلى الكاشير: إضافات أقل، أو خصومات أكثر، أو نفاد صنف رائج مرتفع السعر. ولكل منهما حل مختلف.
استثناءات تراجعها كل يوم
الإجماليات تخبرك كيف سار اليوم؛ والاستثناءات تخبرك هل حدث خطأ. وهي تستحق نظرة كل مساء، لأن تفسيرها بعد أسبوع أصعب بكثير.
- الإلغاءات والمبالغ المستردة: كم عددها، وكم قيمتها، ومن أي موظف.
- الخصومات: الإجمالي ولكل موظف، مقارنةً بما تتوقعه.
- فرق النقد: هل تطابق الدرج، وكم كانت الزيادة أو العجز.
- نفاد الأصناف: الأصناف الأكثر مبيعًا التي نفدت، وهي مبيعات ضائعة لن تراها في التقرير.
- مبيعات غير معتادة: بيع واحد كبير جدًا، أو بيع بعيد جدًا عن ساعات العمل.
- الأرصدة غير المسددة: مشتريات جديدة على حسابات الزبائن، إن كنت تبيع بالآجل.
إلغاء واحد أو خصم كبير واحد أمر عادي. أما الموظف نفسه بعدة إلغاءات في كل وردية، أو الخصومات التي تزحف صعودًا أسبوعًا بعد أسبوع، فنمط يستحق النقاش. ولجانب النقد، انظر كيفية مطابقة درج النقود.
مراجعة يومية من خمس دقائق
- اقرأ صافي المبيعات مقابل يوم الأسبوع نفسه وهدفك اليومي.
- تحقّق من الطلبات ومتوسط قيمة الطلب لترى أيهما تحرّك.
- تأكد أن توزيع طرق الدفع يطابق عدّ النقد وإجمالي جهاز البطاقات.
- استعرض الإلغاءات والخصومات وفرق النقد بحثًا عن أي شيء غير معتاد.
- انظر إلى الأصناف الأكثر مبيعًا وما نفد منها؛ ودوّن ما يجب إعادة طلبه.
- انظر إلى المبيعات حسب الساعة ودوّن ما يؤثر في تنظيم موظفي الغد.
- اكتب سطرًا واحدًا عن اليوم، كالطقس أو مناسبة أو مشكلة، لتفهم الأرقام لاحقًا.
كثير من أنظمة الكاشير تطبع ملخصًا لنهاية اليوم يسمّى تقرير Z، ويغطي جزءًا من هذه القائمة. احتفظ بالتقارير اليومية، وانظر إليها معًا مرة في الأسبوع: فالنظرة الأسبوعية تكشف اتجاهات يخفيها اليوم الواحد، كعصر هادئ في منتصف الأسبوع يستحق عرضًا ترويجيًا أو وردية أقصر.
كيف تفعل ذلك في SageBizet
تعرض لوحة المتابعة في SageBizet مقبوضات اليوم مباشرة، مع الوتيرة مقارنةً بيوم معتاد مماثل من الأسبوع، والإغلاق المتوقع، ومؤشر للهدف اليومي، والمبيعات حسب الساعة، والأصناف الأكثر مبيعًا، وتوزيع طرق الدفع، وأحدث المبيعات. وتغطي تقارير المبيعات والتحليلات أي فترة حتى 92 يومًا مقارنةً بالفترة السابقة، مع صافي الربح بعد المصروفات، ومتوسط الطلب، والأكثر مبيعًا، والربح لكل صنف، وأداء الموظفين بما فيه الإلغاءات والخصومات. ويسجّل درج النقود النقد المتوقع والمعدود لكل جلسة، فيكون الفرق جزءًا من سجل اليوم نفسه.