Ein täglicher Umsatzbericht sollte Nettoumsatz, Zahl der Bestellungen, durchschnittlichen Bestellwert, Zahlungsarten, Rabatte und Stornos, Soll- und gezähltes Bargeld, Top-Artikel und Umsatz nach Stunde zeigen, jeweils verglichen mit demselben Wochentag der Vorwochen.
Ein nützlicher Tagesbericht beantwortet drei Fragen: Wie viel haben wir verkauft, wie ist der Tag gelaufen, und stimmt etwas nicht? Die Zahlen, die sie beantworten, sind Nettoumsatz, Zahl der Bestellungen, durchschnittlicher Bestellwert, Zahlungsarten, Rabatte und Stornos, Soll- und gezähltes Bargeld, Bestseller und Umsatz nach Stunde, jeweils verglichen mit demselben Wochentag der letzten Wochen. Sie brauchen keine Dutzende Kennzahlen, sondern eine kurze Auswahl, die Sie jeden Tag in derselben Reihenfolge lesen, damit Veränderungen auffallen.
Die wichtigsten Zahlen
Diese Kennzahlen passen für fast jedes Unternehmen, das Produkte oder Leistungen verkauft. Jede ist einfach zu berechnen, und zusammen erklären sie das meiste, was sich von einem Tag zum nächsten ändert.
| Kennzahl | So wird sie berechnet | Was sie Ihnen sagt |
|---|---|---|
| Bruttoumsatz | Summe aller Verkäufe vor Abzügen | Die reine Aktivität an der Kasse |
| Rabatte | Gesamtwert der gewährten Rabatte | Wie viel verschenkt wurde, und von wem |
| Erstattungen und Stornos | Wert der rückgängig gemachten Verkäufe | Fehler, Rückgaben oder Probleme, die zu prüfen sind |
| Nettoumsatz | Bruttoumsatz − Rabatte − Erstattungen und Stornos | Die Zahl für den Vergleich von Tag zu Tag |
| Bestellungen | Anzahl abgeschlossener Verkäufe | Wie viele Kunden Sie bedient haben |
| Durchschnittlicher Bestellwert | Nettoumsatz ÷ Bestellungen | Wie viel jeder Kunde ausgegeben hat |
| Zahlungsarten | Nettoumsatz nach Bar, Karte, Mobil, Anschreiben | Was in der Kasse und auf der Bank sein sollte |
| Kassendifferenz | Gezähltes Bargeld − Soll-Bestand | Ob die Kasse aufging |
| Top-Artikel | Artikel nach Stückzahl oder Umsatz geordnet | Was den Tag getragen hat und was nachgefüllt werden muss |
| Umsatz nach Stunde | Nettoumsatz nach Stunden gruppiert | Wann viel los war, für die Personalplanung |
Wenn Sie Einkaufspreise und Ausgaben erfassen, lohnen sich zwei weitere Zahlen: der Rohgewinn (Nettoumsatz minus Kosten der verkauften Artikel) und die Ausgaben des Tages. Zusammen zeigen sie, ob sich der Tag wirklich gelohnt hat, nicht nur, ob viel los war.
Ein Rechenbeispiel
Hier ein Tag in einem kleinen Café, mit Beispielzahlen. Die Methode ist in jeder Währung dieselbe.
| Posten | Betrag | Rechnung |
|---|---|---|
| Bruttoumsatz | $2,460.00 | |
| Rabatte | − $85.00 | Personalessen und ein Treueangebot |
| Erstattungen und Stornos | − $40.00 | Zwei stornierte Bestellungen |
| Nettoumsatz | $2,335.00 | $2,460 − $85 − $40 |
| Bestellungen | 118 | |
| Durchschnittlicher Bestellwert | $19.79 | $2,335 ÷ 118 |
| Bar / Karte / Mobil | $812 / $1,203 / $320 | Ergibt zusammen $2,335 |
| Gleicher Wochentag letzte Woche | $2,180.00 | Plus 7.1%: ($2,335 − $2,180) ÷ $2,180 |
| Kosten der verkauften Artikel | $790.00 | Aus den Einkaufspreisen der Artikel |
| Rohgewinn | $1,545.00 | $2,335 − $790, eine Marge von 66.2% |
| Heute erfasste Ausgaben | $310.00 | Milchlieferung und Reinigungsmittel |
| Übrig nach Warenkosten und Ausgaben | $1,235.00 | $1,545 − $310 |
Das Lesen dauert eine Minute. Der Tag lag 7.1% über demselben Wochentag der Vorwoche. Die Rabatte machten 85 ÷ 2,460 = 3.5% des Bruttoumsatzes aus; prüfen Sie, ob das für Sie normal ist. Bar wurden $812 eingenommen, also sollte die Kasse den Wechselgeldbestand plus $812 enthalten, abzüglich Barerstattungen oder Barentnahmen. Mit Kosten und Ausgaben blieben vom Tag $1,235 für Miete, Löhne und andere Fixkosten übrig.
Mit dem richtigen Tag vergleichen
Heute mit gestern zu vergleichen, liegt am nächsten und ist meist am wenigsten nützlich. Ein Samstag ist kein Freitag, und ein Montag nach einem Feiertag ist kein normaler Montag. Fairer ist der Vergleich mit demselben Wochentag der letzten Wochen – dieser Dienstag gegen die letzten Dienstage –, weil das den Wochenrhythmus weitgehend herausrechnet.
- Derselbe Wochentag letzte Woche – schnell und empfindlich für jüngste Veränderungen.
- Durchschnitt desselben Wochentags der letzten vier Wochen – ruhiger, weniger anfällig für einen einzelnen ungewöhnlichen Tag.
- Dasselbe Datum im Vorjahr – nützlich für Saisongeschäfte, sobald Sie Daten für ein Jahr haben.
- Ein Tagesziel – was Sie verkaufen müssen, um die Kosten zu decken, aus Ihrem Break-even-Wert.
Ändert sich der Nettoumsatz, prüfen Sie, ob sich die Zahl der Bestellungen oder der durchschnittliche Bestellwert bewegt hat. Weniger Bestellungen bei gleichem Durchschnitt deuten auf die Kundenfrequenz: Wetter, eine Veranstaltung in der Nähe, eine ruhigere Straße. Gleich viele Bestellungen mit niedrigerem Durchschnitt deuten auf die Kasse: weniger Extras, mehr Rabatte oder ein beliebter teurerer Artikel, der ausverkauft war. Für beides gibt es unterschiedliche Lösungen.
Ausnahmen, die Sie jeden Tag prüfen sollten
Summen zeigen, wie der Tag lief; Ausnahmen zeigen, ob etwas schiefging. Sie verdienen jeden Abend einen Blick, weil sie eine Woche später viel schwerer zu erklären sind.
- Stornos und Erstattungen – wie viele, wie viel und durch welchen Mitarbeiter.
- Rabatte – insgesamt und je Mitarbeiter, verglichen mit dem, was Sie erwarten würden.
- Kassendifferenz – ob die Kasse aufging und um wie viel zu viel oder zu wenig darin war.
- Ausverkaufte Artikel – Bestseller, die ausgingen und Verkäufe gekostet haben, die Sie im Bericht nicht sehen.
- Ungewöhnliche Verkäufe – ein einzelner sehr großer Verkauf oder ein Verkauf weit außerhalb der Öffnungszeiten.
- Offene Beträge – neue Belastungen auf Kundenkonten, wenn Sie anschreiben lassen.
Ein Storno oder ein großer Rabatt ist normal. Derselbe Mitarbeiter mit mehreren Stornos in jeder Schicht oder Rabatte, die Woche für Woche steigen, sind ein Muster, über das man reden sollte. Zur Bargeldseite lesen Sie wie man einen Kassenabschluss macht.
Ein täglicher Rückblick in fünf Minuten
- Lesen Sie den Nettoumsatz im Vergleich zum selben Wochentag und zu Ihrem Tagesziel.
- Prüfen Sie Bestellungen und durchschnittlichen Bestellwert, um zu sehen, was sich bewegt hat.
- Prüfen Sie, ob die Zahlungsarten zur Kassenzählung und zur Tagessumme des Kartenterminals passen.
- Überfliegen Sie Stornos, Rabatte und die Kassendifferenz auf Ungewöhnliches.
- Sehen Sie sich die Top-Artikel und alles Ausverkaufte an; notieren Sie, was nachbestellt werden muss.
- Sehen Sie sich den Umsatz nach Stunde an und notieren Sie, was die Personalplanung für morgen betrifft.
- Schreiben Sie eine Zeile zum Tag – Wetter, eine Veranstaltung, ein Problem –, damit die Zahlen später verständlich bleiben.
Viele Kassen drucken eine Tageszusammenfassung, den Z-Bericht, der einen Teil dieser Liste abdeckt. Bewahren Sie die Tagesberichte auf und sehen Sie sie einmal pro Woche gemeinsam an: Der Wochenblick zeigt Trends, die ein einzelner Tag verbirgt, etwa einen ruhigen Nachmittag unter der Woche, für den sich eine Aktion oder eine kürzere Schicht lohnt.
So geht das in SageBizet
Das SageBizet-Dashboard zeigt die heutigen Einnahmen live, mit dem Tempo im Vergleich zu einem üblichen gleichen Wochentag, einem voraussichtlichen Tagesabschluss, einer Tageszielanzeige, Umsatz nach Stunde, Top-Artikeln, Zahlungsarten und den letzten Verkäufen. Verkaufsberichte und Insights decken jeden Zeitraum bis zu 92 Tagen im Vergleich zum vorherigen Zeitraum ab, mit Nettogewinn nach Ausgaben, durchschnittlichem Bestellwert, Bestsellern, Gewinn je Artikel und Mitarbeiterleistung einschließlich Stornos und Rabatten. Die Kassenlade erfasst für jede Sitzung Soll- und gezähltes Bargeld, sodass die Differenz Teil derselben Tagesaufzeichnung ist.