በቀኑ መጨረሻ የገንዘብ መሳቢያን እንዴት እንደሚያስታርቁ

የገንዘብ መሳቢያን ማስታረቅ ማለት በካሸሩ ውስጥ መኖር ያለበትን ጥሬ ገንዘብ በእርግጥ ካለው ጋር ማወዳደርና ማንኛውንም ልዩነት ማብራራት ነው። በእያንዳንዱ ቀን ወይም ፈረቃ መጨረሻ፣ ከመነሻ ገንዘቡና ከቀኑ የጥሬ ገንዘብ ግብይቶች የሚጠበቀውን ጥሬ ገንዘብ ያሰላሉ፣ መሳቢያውን ይቆጥራሉ፣ እና ሚዛኑ ትክክል መሆኑን፣ ብልጫ ወይም ጉድለት እንዳለበት ይመዘግባሉ። በየቀኑ ከተሠራ ወደ አሥር ደቂቃ ይወስዳል፣ ሰዎች የሆነውን ገና በሚያስታውሱበት ጊዜም ስህተቶችን ይይዛል። ዘዴው በማንኛውም ገንዘብና በማንኛውም ካሸር ይሠራል።

የሚጠበቀው ጥሬ ገንዘብ ቀመር

ሁሉም የሚጀምረው ከአንድ ስሌት ነው። የሚጠበቅ ጥሬ ገንዘብ = መነሻ ገንዘብ + የጥሬ ገንዘብ ሽያጮች − በጥሬ ገንዘብ የተመለሰ − ከመሳቢያው የወጣ ክፍያ + ወደ መሳቢያው የገባ ገንዘብ። የካሸር መነሻ ገንዘብ መልስ ለመስጠት በፈረቃው መጀመሪያ መሳቢያው ውስጥ የሚቀመጥ ጥሬ ገንዘብ ነው። የጥሬ ገንዘብ ሽያጮች በጥሬ ገንዘብ የተከፈሉ ሽያጮች ብቻ ናቸው፤ የካርድና የሞባይል ክፍያዎች ወደ መሳቢያው ፈጽሞ አይገቡም። ከመሳቢያው የወጡ ክፍያዎች ለንግድ ወጪዎች ከመሳቢያው የተወሰደ ጥሬ ገንዘብ ነው፤ ለምሳሌ ለዕቃ አድራሽ መክፈል። ወደ መሳቢያው የገባ ገንዘብ ደግሞ በቀኑ ውስጥ የተጨመረ ጥሬ ገንዘብ ነው፤ ለምሳሌ ከባንክ የመጣ ተጨማሪ ዝርዝር።

አሉታዊ ልዩነት ማለት መሳቢያው ጎድሏል ማለት ነው፤ አዎንታዊ ልዩነት ደግሞ ብልጫ አለው ማለት ነው። ሁለቱም ያሳስባሉ። ብልጫ ያለው መሳቢያ ብዙውን ጊዜ ለደንበኛ ያነሰ መልስ እንደተሰጠ ወይም ሽያጭ በተሳሳተ መጠን እንደተመዘገበ ያሳያል፤ ጥሩ ዜና ቢመስልም የደንበኛ አገልግሎት ችግር ነው።

ደረጃ በደረጃ፦ መሳቢያውን መዝጋት

1. በዚያ መሳቢያ የጥሬ ገንዘብ ሽያጭ መቀበል ያቁሙ፣ ወይም ቀጣዮቹን ደንበኞች ወደ ሌላ ካሸር ይላኩ።
2. የጥሬ ገንዘብ ሽያጮችንና ተመላሾችን የሚያሳየውን የቀኑን ማጠቃለያ (ብዙውን ጊዜ Z ሪፖርት ይባላል) ያትሙ ወይም ይክፈቱ።
3. የቀኑን የወጪና የገቢ ደረሰኞች (slips) ይሰብስቡ። እያንዳንዱ መጠን፣ ምክንያትና ፊርማ ወይም የስም ፊደላት ሊኖረው ይገባል።
4. ጥሬ ገንዘቡን በዓይነት ይቁጠሩ፤ መጀመሪያ ኖቶችን፣ ከዚያ ሳንቲሞችን፣ የእያንዳንዱን ድምር እየጻፉ።
5. ቆጠራውን ይደምሩና ከሚጠበቀው ጥሬ ገንዘብ ጋር ያወዳድሩ።
6. ልዩነቱ ከተፈቀደው መጠን ውጪ ከሆነ፣ ከማጣራትዎ በፊት እንደገና ይቁጠሩ።
7. የተቆጠረውን መጠን፣ ልዩነቱንና ማንኛውንም ማብራሪያ ይመዝግቡ።
8. ለነገ መነሻ ገንዘቡን ለይተው ያስቀምጡ፣ የቀረውንም ለባንክ ገቢ ያዘጋጁ።

በኖትና በሳንቲም ዓይነት መቁጠር

በዓይነት መቁጠር ክምሩን በአንድ ላይ ከመቁጠር ይዘገያል፣ ግን ትክክለኛ ነው፣ ለማረጋገጥም ቀላል ነው። በገንዘብዎ ለእያንዳንዱ የኖትና የሳንቲም ዓይነት አንድ መስመር ያለው የቆጠራ ቅጽ ይጠቀሙ። የተሠራው ምሳሌ ቀጣይ ክፍል ይኸውና፣ በምሳሌ የኖት ዓይነቶች፦

የባንክ ገቢውንና የሚቀጥለውን መነሻ ገንዘብ ማዘጋጀት

ቆጠራው ከተመዘገበ በኋላ ለሚቀጥለው ፈረቃ መነሻ ገንዘቡን ይለዩ፣ የቀረውንም ባንክ ያስገቡ ወይም ካዝና ውስጥ ያስቀምጡ። የባንክ ገቢ = የተቆጠረ ጥሬ ገንዘብ − የሚቀጥለው መነሻ ገንዘብ። በምሳሌው፣ የነገው መነሻ ገንዘብ እንደገና $150 ከሆነ፣ የባንክ ገቢው $1,377.50 − $150.00 = $1,227.50 ነው። የመጀመሪያዎቹ ደንበኞች መልስ እንዲያገኙ መነሻ ገንዘቡን በትንንሽ ኖቶችና ሳንቲሞች ተመጣጣኝ ድብልቅ ያስቀምጡ።

ከሚያስፈልገው በላይ ጥሬ ገንዘብ በካሸሩ ውስጥ ሳይተው የተለመደ የመልስ ፍላጎትዎን የሚሸፍን መነሻ ገንዘብ ይምረጡ። ብዙ ጊዜ ከቀትር በፊት ትንንሽ ኖቶች የሚያልቁብዎ ከሆነ መነሻ ገንዘቡ አንሷል ወይም ድብልቁ ተሳስቷል፤ ሲዘጉ አብዛኛው ሳይነካ ከተገኘ ደግሞ ሊቀንሱት ይችላሉ።

ልዩነትን ማጣራት

አብዛኞቹ ልዩነቶች ተራ መንስኤዎች አሏቸው። ማንንም ከመጠርጠርዎ በፊት የተለመዱትን መንስኤዎች፣ በግምት በሚከሰቱበት ድግግሞሽ ቅደም ተከተል፣ አንድ በአንድ ይመልከቱ።

የካርድ ተርሚናልዎን የቀኑ መጨረሻ ድምር በካሸርዎ ካሉት የካርድ ሽያጮች ጋር ማወዳደር በጣም ጠቃሚ ከሆኑት ማረጋገጫዎች አንዱ ነው፤ ምክንያቱም በስህተት የተመረጠ የክፍያ መንገድ እውነተኛው ድምር እንዳለ ሆኖ ገንዘብን በወረቀት ላይ በጥሬ ገንዘብና በካርድ መካከል ያንቀሳቅሳል። ጥሬ ገንዘቡ በ$18 ጎድሎ ካርዱ በ$18 ከተረፈ፣ ምክንያቱን አግኝተዋል።

የሚፈቀደውን ልዩነት ይወስኑና የሚደጋገሙ ሁኔታዎችን ይከታተሉ

ምን ያህል ልዩነት ማብራሪያ እንደሚያስፈልገው አስቀድመው ይወስኑ፤ ለምሳሌ ከ$5 በላይ የሆነ ማንኛውም ልዩነት፣ ወይም ከቀኑ የጥሬ ገንዘብ ገቢ ትንሽ ድርሻ በላይ። ከተፈቀደው በታች ያሉ ትንንሽ ልዩነቶችም መመዝገብ አለባቸው፤ ምክንያቱም አንድ ነገር የሚነግርዎት የሚደጋገመው ሁኔታ ነው። አንድ ጊዜ $2 የጎደለ መሳቢያ ትርጉም የለውም፤ አንድ ሰው በሚሠራበት በእያንዳንዱ ፈረቃ $2–$4 የሚጎድል መሳቢያ ግን በእርጋታና መዝገቦቹን ፊት ለፊት ይዘው ሊነጋገሩበት የሚገባ ጉዳይ ነው።

የፈረቃ ለውጦች

ሁለት ሰዎች በአንድ ቀን አንድን መሳቢያ ከተጠቀሙ፣ ሲዘጋ ብቻ ሳይሆን በርክክቡ ጊዜም ያስታርቁ። የሚወጣው ሰው ይቆጥራል፣ የሚገባው ያረጋግጣል፣ ሁለቱም አሃዙን ይጽፋሉ፤ ሁለተኛው ፈረቃ ያንን መጠን እንደ መነሻ ሚዛኑ ይዞ ይጀምራል። የርክክብ ቆጠራ ከሌለ ሲዘጋ የሚገኝ ልዩነት ወደ የትኛውም ፈረቃ ሊመራ አይችልም፣ ማንም ከእሱ ምንም አይማርም።

ማስታረቅን የሚያቀሉ ቁጥጥሮች

• በአንድ ፈረቃ ለአንድ መሳቢያ አንድ ሰው፣ ልዩነት ወደ ቡድን ሳይሆን ወደ አንድ ፈረቃ እንዲመራ።
• ከመሳቢያው የሚወጣ ክፍያ በደረሰኝ ብቻ፣ መጠኑን፣ ምክንያቱንና ማን እንደወሰደው የሚመዘግብ።
• የተገደቡ ፈቃዶች ለስረዛ፣ ለገንዘብ መመለስና ለቅናሽ፣ ጥሬ ገንዘብ የሚጠፋባቸው የተለመዱ መንገዶች ስለሆኑ።
• ሲዘጋ ሁለት ሰዎች ለትልልቅ መሳቢያዎች፦ አንዱ ይቆጥራል፣ ሌላው ያረጋግጣል።
• በየጊዜው ገንዘብን ወደ ካዝና ማዛወር በተጨናነቁ ቀናት፣ መሳቢያው ከሚያስፈልገው በላይ እንዳይዝ።
• የእያንዳንዱ መዝጊያ የጽሑፍ መዝገብ፣ ለቀናት ሳይሆን ለወራት የሚቀመጥ።

ይህንን በSageBizet ማድረግ

የSageBizet የገንዘብ መሳቢያ ክፍለ ጊዜን በመነሻ ገንዘብ ይከፍታል፣ ቀኑን ሙሉም የሚጠበቀውን ጥሬ ገንዘብ (መነሻ ገንዘቡና በካሸሩ የተመዘገቡ የጥሬ ገንዘብ ሽያጮች) በቀጥታ ያሳያል። ሲዘጉ የተቆጠረውን መጠን ያስገባሉ፣ ልዩነቱም እንደ ብልጫ ወይም ጉድለት ይመዘገባል፤ የእያንዳንዱ ክፍለ ጊዜ ታሪክ፣ ሚዛኑ ትክክል ለሆኑ መዝጊያዎች የ«ንጹሕ መዝጊያ» ተከታታይ ቆጠራ፣ እና መሳቢያ ሚዛኑ ሳይገጥም ሲቀር ማሳወቂያ አለው። የSageBizet የሚጠበቅ ጥሬ ገንዘብ መነሻ ገንዘብና የጥሬ ገንዘብ ሽያጮች ስለሆነ፣ ከመሳቢያው የወጣ ማንኛውንም ክፍያ ሲዘጉ ይጻፉና የትርፍ አሃዞችዎ እንዲያካትቱት እንደ ወጪ ይመዝግቡት። የሠራተኛ ሚናዎች መሳቢያ መክፈትና መዝጋት፣ ሽያጭ መሰረዝ ወይም ቅናሽ መስጠት የሚችለው ማን እንደሆነ እንዲወስኑ ያስችሉዎታል።