Fond de caisse

Le fond de caisse est l’argent que vous mettez dans la caisse avant d’ouvrir pour pouvoir rendre la monnaie aux premiers clients. Ce n’est pas de la recette — ce sont les espèces du commerce, prêtées au tiroir pour la journée. À la clôture, vous comptez tout ce qu’il contient, vous retirez le fond de caisse, et ce qui reste doit correspondre à vos ventes en espèces. Sinon, la caisse présente un excédent ou un manque.

Les formules du tiroir-caisse

Un exemple chiffré

Un café ouvre avec un fond de caisse de $150 : cinq billets de $10, huit billets de $5, trente pièces de $1 et $30 en petite monnaie. Dans la journée, il encaisse $1,240 de ventes en espèces. Le gérant a pris $30 dans la caisse pour payer une livraison de lait et a gardé le reçu.

1. Espèces attendues : $150 + $1,240 − $30 = $1,360.
2. À la clôture, le tiroir est compté : $1,352.
3. Excédent ou manque : $1,352 − $1,360 = −$8, soit un manque de $8.
4. Le fond de caisse de $150 est mis de côté pour demain et $1,352 − $150 = $1,202 sont déposés à la banque.

Remplacez les billets et pièces par les coupures de votre propre devise ; le calcul ne change pas. Un manque de $8 isolé vient en général d’une erreur de rendu de monnaie ; le même manque chaque jour, sur le même service, est une tendance qui mérite qu’on s’y intéresse.

Quel montant pour le fond de caisse ?

Assez pour rendre la monnaie pendant les premières heures d’ouverture, assez peu pour ne pas être une tentation ou un risque. Regardez comment vos clients paient : si la plupart paient par carte ou par mobile money, un petit fond de caisse suffit ; si beaucoup paient en espèces avec de gros billets, il vous faut plus de petites coupures et de pièces. Pensez à la monnaie que vous rendez le plus souvent — un café qui vend des cafés à $3.50 a besoin de beaucoup de pièces, alors qu’un salon qui facture $45 a besoin de plus de billets de $5 et de $10. Ajustez au bout de quelques semaines si vous manquez souvent de monnaie ou si vous ne touchez jamais à la moitié du fond.

Pourquoi c’est important pour un petit commerce

Sans fond de caisse fixe, personne ne peut dire ce que le tiroir devrait contenir en fin de journée, si bien que les erreurs comme les vols d’espèces passent inaperçus. Avec un fond fixe, chaque clôture devient une vérification rapide : compter, comparer, noter l’écart. Au fil des semaines, cet historique montre si une caisse est régulièrement juste, si un service en particulier pose problème et si votre fond de caisse a la bonne taille.

Les erreurs courantes

• Ne pas compter le fond de caisse à l’ouverture. S’il est faux au départ, tous les chiffres qui suivent le sont aussi.
• Déposer le fond de caisse à la banque. Emporter tout le tiroir à la banque ne laisse rien pour rendre la monnaie demain, et mélange le fond à la recette.
• Payer des dépenses avec la caisse sans trace. Chaque sortie d’espèces doit laisser un reçu dans le tiroir, sinon elle ressemble à un manque.
• Plusieurs personnes, un seul tiroir. Quand tout le monde utilise le même tiroir, personne n’est responsable d’un écart.
• Laisser le fond de caisse varier. Un fond qui change chaque jour rend impossible de juger un excédent ou un manque.

Le lien avec les autres notions

Le fond de caisse est la ligne de départ du contrôle des espèces sur le ticket Z de fin de journée : fond de caisse plus ventes en espèces, c’est ce que le tiroir devrait contenir. Les écarts de caisse sont l’équivalent, côté espèces, de la démarque inconnue — de l’argent que vos registres disent avoir et qui n’est pas là. Et votre panier moyen en espèces est un bon guide pour choisir les billets et pièces du fond de caisse.