Fondo de caja

El fondo de caja es el dinero que pones en la caja antes de abrir para poder dar cambio a los primeros clientes. No es venta: es efectivo del propio negocio, prestado a la caja por el día. Al cerrar cuentas todo lo que hay en la caja, separas el fondo y lo que queda debería ser igual a tus ventas en efectivo. Si no lo es, la caja tiene un sobrante o un faltante.

Las fórmulas del cuadre de caja

Un ejemplo resuelto

Un café abre con un fondo de $150: cinco billetes de $10, ocho de $5, treinta de $1 y $30 en monedas más chicas. Durante el día vende $1,240 en efectivo. El encargado sacó $30 de la caja para pagar una entrega de leche y guardó el comprobante.

1. Efectivo esperado: $150 + $1,240 − $30 = $1,360.
2. Al cerrar se cuenta la caja: $1,352.
3. Sobrante o faltante: $1,352 − $1,360 = −$8, es decir, $8 de faltante.
4. Los $150 del fondo se apartan para mañana y se depositan $1,352 − $150 = $1,202.

Cambia los billetes y monedas por las denominaciones de tu moneda; la aritmética no cambia. Un faltante de $8 aislado suele ser un error al dar cambio; el mismo faltante todos los días en el mismo turno es un patrón que vale la pena revisar.

¿De cuánto debe ser el fondo?

Lo bastante grande para dar cambio durante las primeras horas de venta, y lo bastante chico para que no sea una tentación ni un riesgo. Fíjate en cómo pagan tus clientes: si la mayoría paga con tarjeta o dinero móvil, basta con un fondo pequeño; si muchos pagan en efectivo con billetes grandes, necesitas más billetes chicos y monedas. Piensa en el cambio que das más seguido: un café que vende cafés a $3.50 necesita muchas monedas, mientras que un salón que cobra $45 necesita más billetes de $5 y $10. Ajusta después de unas semanas si te sigues quedando sin cambio o nunca tocas la mitad del fondo.

Por qué importa en un pequeño negocio

Sin un fondo fijo nadie puede decir cuánto debería haber en la caja al final del día, así que los errores y los robos de efectivo se pierden en el ruido. Con uno, cada cierre se vuelve una revisión rápida: contar, comparar, anotar la diferencia. Con las semanas, ese registro muestra si una caja cuadra de forma confiable, si un turno en particular tiene problemas y si tu fondo tiene el tamaño correcto.

Errores comunes

• No contar el fondo al abrir. Si el fondo está mal al inicio, todas las cifras que vienen después también lo estarán.
• Depositar el fondo. Llevar toda la caja al banco te deja sin nada para dar cambio mañana y mezcla el fondo con las ventas.
• Pagar gastos desde la caja sin registro. Cada salida de efectivo necesita un comprobante en la caja, o parecerá un faltante.
• Muchas personas, una sola caja. Cuando todos usan la misma caja, nadie responde por una diferencia.
• Dejar que el fondo cambie. Con un fondo distinto cada día es imposible juzgar sobrantes y faltantes.

Cómo se relaciona con otros términos

El fondo es el punto de partida del cuadre de efectivo del corte Z de fin de día: el fondo más las ventas en efectivo es lo que debería haber en la caja. Las diferencias de efectivo son el equivalente, del lado del dinero, de la merma de inventario: dinero que tus registros dicen que tienes y que no está. Y tu ticket promedio en efectivo es una buena guía de los billetes y monedas que debe tener el fondo.