عجز المخزون

عجز المخزون هو البضاعة التي اختفت بين ما تقوله سجلاتك وما هو على الرف. فإذا أظهر نظامك 40 زجاجة شامبو وعددت 36، فلديك عجز قدره 4 زجاجات. بعضه له سبب واضح، كصينية سقطت أو معجنات انتهت صلاحيتها، وبعضه لا. وفي الحالتين هو بضاعة دفعت ثمنها ولن تبيعها أبدًا.

كيف تحسب العجز

مثال محلول

يقول نظام بوتيك ملابس إن لديه مخزونًا قيمته $12,500 بسعر التكلفة في نهاية الربع. ويجد الجرد الكامل $12,050. فالعجز $12,500 − $12,050 = $450. وكانت مبيعات الربع $30,000، فنسبة العجز $450 ÷ $30,000 = 1.5% من المبيعات.

لترى كم يكلّف ذلك، قارنه بالربح لا بالمبيعات. فإذا كان الهامش الإجمالي للبوتيك 55%، فهو يحتاج إلى نحو $820 مبيعات إضافية ($450 ÷ 0.55) لمجرد استعادة الربح الإجمالي الذي ضاع في العجز. والحساب يعمل بالطريقة نفسها بأي عملة.

من أين يأتي العجز

لماذا يهمّ العجز للأعمال الصغيرة

العجز ضربة مباشرة للربح: كل وحدة مفقودة تكلفة بلا إيراد يقابلها. كما أنه يفسد كل قرار آخر يخص المخزون. فإذا قالت السجلات إن لديك 10 والموجود 6 فقط، فإن تنبيه إعادة الطلب ينطلق متأخرًا، ويفرغ الرف، ويبالغ تقرير الربح فيما كسبته. والمقهى الذي لا يسجّل الهدر سيرى تكاليف مكوّناته ترتفع تدريجيًا دون أن يعرف السبب؛ والمحل الذي لا يجرد أبدًا قد يعيد طلب أصناف خرجت من الباب دون أن تُدفع.

أنفع تقسيم هو بين الفاقد المعروف، أي الهدر والتلف المسجّل عند حدوثه، والفاقد المجهول، وهو الجزء الذي لا يظهر إلا حين تجرد. الفاقد المعروف تكلفة من تكاليف العمل يمكنك إدارتها. أما الفاقد المجهول فهو الجزء الذي يجب التحقيق فيه، لأنه يدل على سرقة أو خلل في الإجراءات.

أخطاء شائعة

• عدم الجرد أبدًا. العجز غير مرئي حتى تجري جردًا فعليًا؛ وجرد أصنافك الأغلى أو الأسرع حركة أسبوعيًا يلتقط معظمه.
• تعديل المخزون دون سبب. تصحيح رقم الجرد دون تسجيل السبب يخفي النمط الذي تحتاج إلى رؤيته.
• افتراض أنه سرقة. أخطاء الاستلام والبيع غالبًا السبب الأكبر، وإصلاحها أرخص.
• الخلط بين قيم التكلفة وقيم البيع. قيّم العجز بسعر التكلفة إن كنت تقارنه بتكلفة البضاعة المباعة، والتزم بذلك من فترة إلى أخرى.
• عدم تسجيل الهدر عند حدوثه. الهدر المسجّل في حينه فاقد معروف؛ أما الهدر الذي يُكتشف عند الجرد فيبدو سرقة.

علاقته بالمصطلحات الأخرى

العجز هو الفرق بين طريقتي قياس تكلفة البضاعة المباعة: الطريقة القائمة على الجرد تشمله، والطريقة القائمة على كل عملية بيع لا تشمله. وهو يقضم هامش الربح الإجمالي مباشرة، ويأكل بصمت من مخزون الأمان، ولهذا كثيرًا ما يكون نفاد المخزون أول علامة على مشكلة عجز.