Um Kundenkredite sicher zu verwalten, lassen Sie nur Kunden anschreiben, die Sie kennen, legen schriftlich ein Limit und eine Zahlungsfrist fest, erfassen jede Belastung und Zahlung sofort, prüfen die Salden jede Woche nach Alter und stoppen neue Belastungen, sobald Limit oder Frist überschritten sind.
Kundenkredite zu verwalten heißt, vertrauenswürdige Kunden jetzt kaufen und später zahlen zu lassen, ohne dass offene Beträge Ihre Liquidität auffressen. Das beruht auf wenigen Regeln, die jedes Mal gelten: Entscheiden Sie, wer anschreiben darf, legen Sie ein Limit und einen Termin fest, bis zu dem bezahlt sein muss, erfassen Sie jede Belastung und Zahlung sofort, prüfen Sie die Salden jede Woche nach Alter und stoppen Sie neue Belastungen, wenn ein Kunde darüber liegt. Viele Läden in der Nachbarschaft, Bars und Cafés lassen anschreiben; wer es sicher tut, behandelt jedes Kundenkonto wie einen kleinen Kredit mit klaren Bedingungen.
Entscheiden, ob und wem Sie Kredit geben
Anschreiben schafft Bindung und Bequemlichkeit: Stammkunden kommen wieder, kaufen ohne Bargeld und zahlen wöchentlich oder monatlich. Der Preis ist, dass Sie Waren oder Leistungen herausgegeben haben, ohne bezahlt worden zu sein. Ihr Bestand und Ihre Kosten verlassen das Geschäft also, bevor das Geld da ist. Zahlt ein Kunde nie, verlieren Sie nicht nur Ihren Gewinn am Verkauf, sondern die vollen Kosten dessen, was er mitgenommen hat.
Rechenbeispiel: Ein Kunde geht mit $90 Schulden und zahlt nie. Bei einer Bruttomarge von 40% hat Sie die Ware $90 × 0.60 = $54 gekostet. Um diese $54 Rohgewinn über andere Kunden wieder hereinzuholen, brauchen Sie $54 ÷ 0.40 = $135 neuen Umsatz. Kleine unbezahlte Beträge verlangen erstaunlich viel normales Geschäft, um sie auszugleichen – deshalb sind Limits wichtig.
Gewähren Sie Kredit bewusst, nicht automatisch. Sinnvolle Kriterien sind:
- Ein Stammkunde, den Sie mit Namen kennen und der regelmäßig kommt.
- Eine funktionierende Telefonnummer und am besten eine weitere Kontaktmöglichkeit.
- Ein klarer Grund fürs Anschreiben: der Wocheneinkauf, ein Büro, das monatlich zahlt, eine Bar-Rechnung, die am Ende des Abends beglichen wird.
- Zustimmung zu Ihren Bedingungen, bevor zum ersten Mal angeschrieben wird.
Limits und Bedingungen festlegen
Jedes Kundenkonto braucht zwei Zahlen: ein Kreditlimit (das Höchste, was der Kunde schulden darf) und eine Zahlungsfrist oder einen Zahlungsrhythmus (wann der Saldo bezahlt sein muss). Ohne sie wachsen die Salden schleichend, und das Gespräch übers Bezahlen wird jede Woche schwieriger.
Ein einfacher Weg zum Limit ist, sich am normalen Einkauf zu orientieren. Gibt ein Kunde meist etwa $60 pro Woche aus und zahlt alle zwei Wochen, deckt ein Limit von $60 × 2 = $120 den normalen Bedarf ab, ohne dass der Saldo davonlaufen kann. Neue Kunden können niedriger starten und sich nach einigen Monaten pünktlicher Zahlung ein höheres Limit verdienen.
Jede Belastung und Zahlung sofort erfassen
Ein Kundenkonto ist nur so verlässlich wie seine Aufzeichnung. Belastungen, an die man sich später erinnert, und Zahlungen auf einem Zettel sind der Anfang jedes Streits. Erfassen Sie jede Belastung an der Kasse als Verkauf mit den einzelnen Artikeln und jede Zahlung in dem Moment, in dem sie eingeht, mit der Zahlungsart. Nennen Sie dem Kunden jedes Mal den neuen Saldo, auf dem Beleg oder mündlich.
| Datum | Eintrag | Belastung | Zahlung | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| Mo 3 | Lebensmittel | $24.50 | $24.50 | |
| Mi 5 | Brot, Milch, Eier | $11.20 | $35.70 | |
| Sa 8 | Wocheneinkauf | $58.30 | $94.00 | |
| So 9 | Zahlung, bar | $50.00 | $44.00 | |
| Di 11 | Haushaltswaren | $19.80 | $63.80 | |
| Fr 14 | Zahlung, mobil | $63.80 | $0.00 |
Eine solche Aufstellung beantwortet jede Frage, die ein Kunde stellen könnte: was er gekauft hat, wann, was er gezahlt hat und was noch offen ist. Sie schützt auch das Personal, weil sich niemand auf sein Gedächtnis verlassen muss.
Salden jede Woche nach Alter prüfen
Die geschuldete Summe ist wichtig, aber wie lange sie schon offen ist, ist wichtiger. Ein Saldo von einer Woche ist normal; einer von drei Monaten wird vielleicht nie bezahlt. Ordnen Sie den Saldo jedes Kunden nach dem Alter der ältesten unbezahlten Belastung – das nennt man Altersstruktur der Forderungen – und kümmern Sie sich zuerst um die ältesten.
| Alter des Saldos | Kunden | Offener Betrag | Maßnahme |
|---|---|---|---|
| 0–30 Tage | 14 | $1,120 | Normal; zur Zahlungsfrist erinnern |
| 31–60 Tage | 4 | $430 | Freundliche Erinnerung; neue Belastungen über dem Limit aussetzen |
| 61–90 Tage | 2 | $210 | Direktes Gespräch; keine neuen Belastungen bis zur Zahlung |
| Über 90 Tage | 1 | $90 | Ratenplan vereinbaren oder Abschreibung entscheiden |
| Gesamt offen | 21 | $1,850 |
Zwei einfache Kennzahlen zeigen, ob die Kredite im Griff sind. Erstens: Vergleichen Sie die offene Summe mit den Monatseinnahmen: $1,850 offen bei $24,000 Monatsumsatz sind $1,850 ÷ $24,000 = 7.7%. Zweitens: Rechnen Sie aus, wie viele Tage Kreditverkäufe offen sind: Werden $3,000 im Monat angeschrieben, sind das etwa $100 am Tag, also $1,850 ÷ $100 = 18.5 Tage. Steigt eine der beiden Zahlen Monat für Monat, zahlen Kunden langsamer, als sie kaufen.
Nachhaken, bevor Salden verloren sind
Die meisten unbezahlten Beträge sind kein Betrug; es sind Kunden, die den Überblick verloren haben oder gerade knapp sind. Eine ruhige, frühe Erinnerung bringt viel mehr zurück als eine strenge Monate später. Ein Ablauf, der für viele kleine Unternehmen funktioniert:
- Sprechen Sie den Saldo zur Zahlungsfrist persönlich an oder schicken Sie eine kurze Nachricht mit dem Betrag.
- Erinnern Sie eine Woche später erneut und setzen Sie neue Belastungen aus, bis der Saldo wieder unter dem Limit liegt.
- Rufen Sie nach 60 Tagen an oder sprechen Sie unter vier Augen und vereinbaren Sie einen Termin oder einen Ratenplan.
- Halten Sie jeden Kontakt fest – Datum, was gesagt und was vereinbart wurde.
- Entscheiden Sie nach 90 Tagen oder mehr ohne Plan, ob Sie weiter nachhaken oder den Betrag abschreiben, und schließen Sie das Kundenkonto.
Kredit und Bargeld getrennt halten
Ein angeschriebener Verkauf ist ein Verkauf, aber kein Bargeld. Halten Sie diesen Unterschied in Ihren Tageszahlen klar: Die Einnahmen enthalten angeschriebene Verkäufe, die Kassenlade sollte aber nur Barverkäufe erwarten. Begleicht ein Kunde später bar, erfassen Sie das als Zahlung aufs Kundenkonto, damit es nicht als neuer Verkauf zählt. Wer beides vermischt, hat am Tag der Zahlung scheinbar zu viel in der Kasse und am Tag des Anschreibens zu wenig.
Kontrolle über das Personal
- Legen Sie fest, wer anschreiben und wer Zahlungen erfassen darf.
- Verlangen Sie bei jedem angeschriebenen Verkauf einen Kundennamen – keine anonymen Kundenkonten.
- Zeigen Sie vor dem Anschreiben den aktuellen Saldo und das Limit, damit das Personal höflich ablehnen kann.
- Prüfen Sie das Anschreiben je Mitarbeiter zusammen mit Stornos und Rabatten.
So geht das in SageBizet
Mit dem Anschreiben in SageBizet hat jeder Kunde einen Datensatz – Name, Telefon und eine Notiz für seine Bedingungen – mit einem laufenden Saldo aus Belastungen und Zahlungen und einer Gesamtsumme, die alle Kunden zusammen schulden. Ordnen Sie an der Kasse den Kunden zu und wählen Sie „Anschreiben“, um den Verkauf auf seinen Saldo zu buchen; in den Zahlungsberichten erscheint der Verkauf unter Sonstiges mit einer Notiz, sodass er nie als Bargeld zählt. Ein Anrufprotokoll hält Erinnerungen und Vereinbarungen fest, und Mitarbeiterrollen bestimmen, wer Kunden verwalten darf.