የደንበኞችን ዱቤ በጥንቃቄ እንዴት ማስተዳደር ይቻላል

የደንበኞችን ዱቤ ማስተዳደር ማለት የሚታመኑ ደንበኞች አሁን ገዝተው በኋላ እንዲከፍሉ መፍቀድ፣ ያልተከፈሉ ዕዳዎች ግን ጥሬ ገንዘብዎን እንዳያሟጥጡ መከላከል ነው። ይህ ሁልጊዜ በሚተገበሩ ጥቂት ደንቦች ላይ ይመሠረታል፦ ዱቤ ማን እንደሚያገኝ መወሰን፣ ገደብና የሚከፈልበትን ቀን ማስቀመጥ፣ እያንዳንዱን ዱቤና ክፍያ ወዲያውኑ መመዝገብ፣ በየሳምንቱ ዕዳዎችን በዕድሜያቸው መገምገም፣ እና ደንበኛ ገደቡን ሲያልፍ አዲስ ዱቤ ማቆም። ብዙ የሰፈር ሱቆች፣ ቡና ቤቶችና ካፌዎች ዱቤ ይሰጣሉ፤ በጥንቃቄ የሚሠሩት እያንዳንዱን ዱቤ ግልጽ ውሎች እንዳሉት ትንሽ ብድር አድርገው ይይዙታል።

ዱቤ ይሰጡ እንደሆነና ለማን እንደሆነ ይወስኑ

ዱቤ ታማኝነትንና ምቾትን ይገነባል፦ ቋሚ ደንበኞች ይመለሳሉ፣ ጥሬ ገንዘብ ሳይዙ ይገዛሉ፣ በየሳምንቱ ወይም በየወሩም ይከፍላሉ። ዋጋው ግን ሳይከፈልዎት ዕቃ ወይም አገልግሎት መስጠትዎ ነው፤ ገንዘቡ ከመምጣቱ በፊት ክምችትዎና ወጪዎችዎ ከንግዱ ይወጣሉ። ደንበኛ ጨርሶ ካልከፈለ፣ ኪሳራው በሽያጩ ላይ ያገኙት ትርፍ ብቻ አይደለም፤ የወሰደው ዕቃ ሙሉ የግዢ ዋጋ ነው።

የተሠራ ምሳሌ፦ አንድ ደንበኛ $90 ዕዳ ትቶ ጨርሶ አይከፍልም። ጠቅላላ የትርፍ ህዳግዎ 40% ከሆነ፣ ዕቃዎቹ $90 × 0.60 = $54 አስወጥተውዎታል። ያንን $54 ጠቅላላ ትርፍ ከሌሎች ደንበኞች መልሰው ለማግኘት $54 ÷ 0.40 = $135 አዲስ ሽያጭ ያስፈልግዎታል። ትናንሽ ያልተከፈሉ ዱቤዎችን ለመተካት የሚያስፈልገው መደበኛ ሽያጭ የሚያስገርም ያህል ብዙ ነው፤ ገደቦች የሚያስፈልጉትም ለዚህ ነው።

ዱቤን ለሁሉም በራሱ ሳይሆን በምርጫ ይስጡ። ተገቢ መስፈርቶች እነዚህ ናቸው፦

• በስም የሚያውቁት፣ በተደጋጋሚ የመጣ ቋሚ ደንበኛ።
• የሚሠራ ስልክ ቁጥር፣ ቢቻል ደግሞ ሌላ የመገናኛ መረጃ።
• ለዱቤ ግልጽ ምክንያት፦ ሳምንታዊ ግዢ፣ በየወሩ የሚከፍል ቢሮ፣ በሌሊቱ መጨረሻ የሚከፈል የቡና ቤት ሂሳብ።
• ከመጀመሪያው ዱቤ በፊት በውሎችዎ መስማማት።

ገደብና ውሎችን ያስቀምጡ

እያንዳንዱ ዱቤ ሁለት ቁጥሮች ያስፈልጉታል፦ የዱቤ ገደብ (ደንበኛው ሊኖርበት የሚችለው ከፍተኛ ዕዳ) እና የመክፈያ ቀን ወይም የጊዜ ክፍተት (ዕዳው መከፈል ያለበት ጊዜ)። እነዚህ ከሌሉ ዕዳዎች ቀስ በቀስ ያድጋሉ፣ ስለ ክፍያ ማውራትም ከሳምንት ሳምንት ይከብዳል።

ገደብ ለማስቀመጥ አንድ ቀላል መንገድ በመደበኛ ወጪው ላይ መመሥረት ነው። አንድ ደንበኛ በሳምንት $60 ገደማ የሚያወጣና በየሁለት ሳምንቱ የሚከፍል ከሆነ፣ $60 × 2 = $120 ገደብ መደበኛ አጠቃቀሙን ይሸፍናል፤ ዕዳው ከቁጥጥር የሚወጣበት ቦታም አይተውም። አዲስ ደንበኛ በዝቅተኛ ገደብ ጀምሮ ለጥቂት ወራት በሰዓቱ ከከፈለ በኋላ ከፍ ያለ ገደብ ሊያገኝ ይችላል።

እያንዳንዱን ዱቤና ክፍያ ወዲያውኑ ይመዝግቡ

ዱቤ የሚታመነው መዝገቡ የሚታመን ያህል ብቻ ነው። በኋላ የሚታወሱ ዱቤዎችና በወረቀት ቁራጭ ላይ የተጻፉ ክፍያዎች የክርክር መነሻ ናቸው። እያንዳንዱን ዱቤ በካሸሩ ላይ እንደ ሽያጭ፣ ዕቃዎቹን ዘርዝረው ይመዝግቡ፤ እያንዳንዱን ክፍያም በተቀበሉበት ቅጽበት ከክፍያ መንገዱ ጋር ይመዝግቡ። በእያንዳንዱ ጊዜ አዲሱን ቀሪ ዕዳ በደረሰኙ ላይ ወይም በቃል ለደንበኛው ይንገሩ።

እንዲህ ያለ መዝገብ ደንበኛ ሊጠይቀው የሚችለውን ማንኛውንም ጥያቄ ይመልሳል፦ ምን እንደገዛ፣ መቼ፣ ምን እንደከፈለና ምን እንደቀረ። ማንም በትውስታ ላይ መተማመን ስለማያስፈልገው ሠራተኞችንም ይጠብቃል።

በየሳምንቱ ዕዳዎችን በዕድሜያቸው ይገምግሙ

ጠቅላላ ዕዳው አስፈላጊ ነው፤ ዕዳው ለምን ያህል ጊዜ እንደቆየ ግን ይበልጥ አስፈላጊ ነው። የአንድ ሳምንት ዕዳ የተለመደ ነው፤ የሦስት ወር ዕዳ ግን ጨርሶ ላይከፈል ይችላል። የእያንዳንዱን ደንበኛ ዕዳ ባልተከፈለው በጣም አሮጌ ዱቤ ዕድሜ ይመድቡ (ይህ በዕድሜ መመደብ ወይም aging ይባላል)፤ በመጀመሪያ አሮጌዎቹን ይከታተሉ።

ዱቤ በቁጥጥር ስር መሆኑን ሁለት ቀላል ጥምርታዎች ያሳያሉ። መጀመሪያ፣ ጠቅላላ ያልተከፈለ ዕዳን ከወርሃዊ ሽያጭ ጋር ያወዳድሩ፦ $24,000 ወርሃዊ ሽያጭ ላይ $1,850 ዕዳ $1,850 ÷ $24,000 = 7.7% ነው። ሁለተኛ፣ የስንት ቀን የዱቤ ሽያጭ እንዳልተከፈለ ያስሉ፦ በወር $3,000 በዱቤ ከተሸጠ በቀን $100 ገደማ ነው፤ ስለዚህ $1,850 ÷ $100 = 18.5 ቀን። ከሁለቱ አንዱ ከወር ወር እየጨመረ ከሄደ፣ ደንበኞች ከሚገዙት ፍጥነት በዝግታ እየከፈሉ ነው።

ዕዳዎች የማይመለሱ ከመሆናቸው በፊት ይከታተሉ

አብዛኞቹ ያልተከፈሉ ዱቤዎች ማጭበርበር አይደሉም፤ ሂሳባቸውን የዘነጉ ወይም ለጊዜው ገንዘብ ያጠራቸው ደንበኞች ናቸው። በጊዜ የሚደረግ የተረጋጋ ማሳሰቢያ ከወራት በኋላ ከሚደረግ ጠንካራ ማሳሰቢያ እጅግ የበለጠ ያስመልሳል። ለብዙ ትናንሽ ንግዶች የሚሠራ ቅደም ተከተል፦

1. በመክፈያ ቀኑ ዕዳውን በአካል ያንሱ ወይም መጠኑን የያዘ አጭር መልዕክት ይላኩ።
2. ከሳምንት በኋላ እንደገና ያስታውሱ፣ ዕዳው ከገደቡ በታች እስኪመለስም አዲስ ዱቤ ለጊዜው ያቁሙ።
3. በ60 ቀን ይደውሉ ወይም በግል ያነጋግሩ፣ በቀን ወይም በክፍያ ዕቅድ ይስማሙ።
4. እያንዳንዱን ግንኙነት ይመዝግቡ፦ ቀኑን፣ የተባለውንና የተስማማችሁበትን።
5. በ90 ቀን ወይም ከዚያ በላይ ዕቅድ ከሌለ፣ መከታተሉን ይቀጥሉ እንደሆነ ወይም መጠኑን ይሰርዙ እንደሆነ ይወስኑ፣ ዱቤውንም ይዝጉ።

ዱቤን ከጥሬ ገንዘብ ለይተው ይያዙ

በዱቤ የተሸጠ ሽያጭ ሽያጭ ነው፤ ግን ጥሬ ገንዘብ አይደለም። ይህንን ልዩነት በዕለታዊ ቁጥሮችዎ ግልጽ ያድርጉት፦ የዕለቱ ገቢ የዱቤ ሽያጮችን ያካትታል፤ የገንዘብ መሳቢያው ግን የጥሬ ገንዘብ ሽያጮችን ብቻ ነው መያዝ ያለበት። ደንበኛ በኋላ በጥሬ ገንዘብ ሲከፍል፣ እንደ አዲስ ሽያጭ እንዳይቆጠር የዱቤ ክፍያ ብለው ይመዝግቡት። ሁለቱን መቀላቀል ዱቤ በተከፈለበት ቀን መሳቢያው የተረፈ፣ ዱቤ በተወሰደበት ቀን ደግሞ የጎደለ ያስመስለዋል።

የሠራተኞች ቁጥጥር

• የትኞቹ ሠራተኞች በዱቤ መሸጥ እንደሚችሉ፣ የትኞቹ ደግሞ ክፍያ መመዝገብ እንደሚችሉ ይወስኑ።
• በእያንዳንዱ የዱቤ ሽያጭ ላይ የደንበኛው ስም ግዴታ ይሁን፤ ስም የሌለው ዱቤ የለም።
• ሠራተኞች በትህትና እምቢ ማለት እንዲችሉ፣ ከመሸጥ በፊት የአሁኑን ቀሪ ዕዳና ገደብ ያሳዩ።
• የዱቤ እንቅስቃሴን በሠራተኛ፣ ከተሰረዙ ሽያጮችና ከቅናሾች ጋር አብረው ይገምግሙ።

ይህንን በSageBizet ማድረግ

የSageBizet የደንበኞች ዱቤ ለእያንዳንዱ ደንበኛ መዝገብ ይይዛል (ስም፣ ስልክ ቁጥር እና ውሎቹን የሚጽፉበት ማስታወሻ)፤ ከዱቤዎችና ከክፍያዎች የሚሰላ ቀሪ ዕዳ፣ እንዲሁም የሁሉም ደንበኞች ጠቅላላ ያልተከፈለ ዕዳ ያሳያል። በካሸሩ ላይ ደንበኛውን አያይዘው «በዱቤ» የሚለውን በመምረጥ ሽያጩን በዕዳው ላይ ይጨምሩ፤ በክፍያ ሪፖርቶች ውስጥ ሽያጩ ከማስታወሻ ጋር «ሌላ» በሚለው ስር ይታያል፣ ስለዚህ መቼም እንደ ጥሬ ገንዘብ አይቆጠርም። የጥሪ መዝገብ ማሳሰቢያዎችንና የተስማማችሁበትን ይመዘግባል፤ የሠራተኞች ሚናዎች ደግሞ ደንበኞችን ማን ማስተዳደር እንደሚችል ይቆጣጠራሉ።